Przed podjęciem zlecenia przez polską firmę na terenie Niemiec należy zarejestrować polskich pracowników do celów podatkowych w Niemczech. Urzędom Skarbowym jest potrzebnych wiele informacji dotyczących stanu cywilnego pracownika, jego miejsca zamieszkania, pobytu w Niemczech i szczegółów związanych z charakterem wykonywanej pracy.

W momencie przyjazdu przez Polaka do pracy w Niemczech musi on zostać niezwłocznie zarejestrowany we właściwym ze względu na miejsce wykonywania pracy (pobytu) urzędzie meldunkowym, a następnie w Urzędzie Skarbowym musi uzyskać numer podatkowy. Po zakończonej sukcesem rejestracji pracownik może podejmować pracę na terenie Niemiec. Jego polski pracodawca będzie składał po zakończeniu każdego miesiąca pracy stosowne deklaracje dotyczące uzyskanych dochodów i odprowadzanych podatków od dochodów. Urząd potrzebuje oczywiście wielu niezbędnych informacji, aby sprawdzić poprawność składanych przez pracodawców oświadczeń i deklaracji.

Poza imieniem, nazwiskiem i datą urodzenia pracownika muszą zostać zgłoszone także takie dane jak dokładny adres zameldowania, miejsce wykonywania pracy w Niemczech oraz stanowisko pracy wraz z dokładnym opisem wykonywanych czynności zawodowych.  Bardzo duże znaczenie ma fakt, czy pracownik posiada już niemiecki numer podatkowy, bo np. już kiedyś pracował w Niemczech ? Należy ponadto określić, czy pracownik podejmuje pierwszą w życiu pracę w Niemczech. Również stan cywilny pracownika, liczba posiadanych i utrzymywanych dzieci oraz ich wiek, a przede wszystkim liczba dzieci pełnoletnich uczących się i nie starszych niż 24 lata, muszą zostać przedłożone urzędowi w postaci wiarygodnych informacji. Wszystkie są przez urząd sprawdzane i rejestrowane.

Polski pracodawca musi zdecydować, czy ubezpieczenie społeczne jego polskiego pracownika będzie płacone w Polsce, czy też w Niemczech. Nawet gdyby ubezpieczenie było płacone w Polsce, to pracodawca i tak niezależnie od tego musi pamiętać o obowiązku stosowania stawek wynagrodzenia minimalnego obowiązujących na terenie Niemiec.

Polski pracodawca powinien ponadto zawrzeć umowę z dobrą kancelarią podatkową na prowadzenie czynności związanych z prowadzeniem księgowości płacowej i reprezentacji podatkowej w Niemczech. Usługi świadczone w ramach umowy to min.:

A)      rejestrowanie pracowników w Niemczech w celach podatkowych,

B)      sporządzanie miesięcznych deklaracji płacowych podczas wykonywania pracy w Niemczech,

C)      wyrejestrowywanie pracowników z niemieckich Urzędów Skarbowych w momencie powrotu do Polski,

D)      oficjalne reprezentowanie pracodawcy i pracowników przed niemieckimi organami skarbowymi i podatkowymi.

Opracowanie własne na podstawie AAB. Wszystkie prawa do artykułu zastrzeżone.