Przedsiębiorcy działający w Niemczech przy wystawieniu rachunku muszą bardzo dokładnie opisywać wykonaną usługę, a także przechowywać do celów kontrolnych odpowiednią dokumentację – inaczej wystąpią problemy !

Polskie firmy bardzo często wystawiają rachunki, które nie odpowiadają niemieckim wymogom w tym zakresie. Może to rodzić duże problemy w trakcie kontroli skarbowej lub celnej. Warto zatem znać orzeczenie Federalnego Trybunału Finansowego z 2014r. w/s wymogów jakie musi spełnić opis rachunku i załączniki stanowiące dokumentację. Z tym najczęściej nie radzą sobie polscy przedsiębiorcy działający w Niemczech. Albo całkowicie źle wystawiają rachunki niemieckim kontrahentom albo też nie posiadają żadnej dokumentacji na wypadek kontroli – a te zdarzają się ze strony niemieckich organów kontrolnych coraz częściej.

Wyrokiem z dnia 16.01.2014 (V R 28/13) Federalny Trybunał Finansowy zadecydował, że do identyfikacji rozliczonej usługi można w rachunku wskazać inne dokumenty i to bez konieczności załączenia owych dokumentów do rachunku. Do odliczenia VAT-u uprawnione są osoby, które posiadają rachunek, na którym jest widoczny zakres oraz rodzaj pozostałych usług. Takie opisy usług są konieczne do zapewnienia odprowadzenia VAT-u i kontroli przez administrację finansową. Ale uwaga! O ile nie trzeba załączać dokumentów do rachunku, to firma wystawiająca rachunek musi odpowiednią dokumentację przechowywać do celów kontrolnych. Dokumentacja ta będzie potrzebna do przedłożenia organom skarbowym i celnym!

W przypadku, do którego wydano wyrok, oskarżyciel otrzymał rachunki, które do opisu świadczonych dla niego usług wskazywały wyłącznie na konkretne dokumenty do umowy. Dokumenty te nie zostały jednak dołączone do rachunku.

Niemiecki Urząd Skarbowy odmówił odliczenia kwot podatku obrotowego wliczonego w rachunek. Sąd Finansowy potwierdził tę decyzję. Zdaniem sądu brakowało w rachunkach wystarczającego opisu wykonanych usług. Nie zmienia tego nawet odniesienie się do umowy, ponieważ te dokumenty nie zostały dołączone do rachunku. Nie zgodził się z tym Federalny Trybunał Finansowy.  Rachunek powinien zawierać faktyczne informacje, które umożliwiają identyfikację rozliczonych usług. Do identyfikacji rozliczonych usług można się posłużyć innymi dokumentami związanymi z danym wykonaniem usług.  Warunek jest podstawowy: w rachunku musi być zawarta informacja wskazująca na owe dokumenty oraz je określająca.  Takie dokumenty muszą istnieć, ale nie trzeba ich dołączać za każdym razem do rachunku. Dlatego Urząd Skarbowy, jak i Sąd Finansowy muszą przy kontroli opisu usług, zgodnie z przepisami, brać pod uwagę dokumentację, w tym zawiązane umowy.

W przypadku polskich firm jest to szczególnie ważne, aby dysponować odpowiednią dokumentacją na wypadek kontroli przeprowadzonej przez niemiecki Urząd Skarbowy bądź Urząd Celny. Brak odpowiedniej dokumentacji w języku niemieckim może spowodować wystąpienie obowiązku podatkowego po stronie niemieckiej, a tym samym pogrążyć finansowo firmę.

Źródło: Federalny Trybunał Finansowy.

Działasz na rynku niemieckim ?

Zadzwoń jeśli potrzebujesz profesjonalnej obsługi !

Tel: 34 34 70 200