Aby zbyt długo nie czekać w Niemczech na zwrot należnego podatku, warto poznać nieco bliżej kilka czynników wpływających na czas opracowania dokumentacji w niemieckich Urzędach Skarbowych.

Wszyscy podatnicy chcieliby jak najszybciej uzyskać zwrot nadpłaconego podatku i cieszyć się z otrzymanego przelewu pieniędzy. Na szybkość opracowania dokumentacji ma wpływ kilka zasadniczych czynników: moment wpłynięcia dokumentacji do niemieckiego Urzędu Skarbowego, kolejność napływających deklaracji, komplet dokumentów, a także dostosowanie zmian w przepisach podatkowych do systemu software, na którym pracują urzędnicy niemieckiej skarbówki.  Poniżej przedstawiamy jak poszczególne czynniki są ważne dla sprawnego procesu rozliczenia niemieckiego podatku.

Moment wpłynięcia dokumentacji do niemieckiego Urzędu Skarbowego

Rozliczając niemiecki podatek warto wiedzieć, że urzędnicy skarbowi zajmują się opracowywaniem spraw w kolejności napłynięcia dokumentacji do urzędu. Zatem tak naprawdę o czasie oczekiwania decyduje kolejka. Jeżeli wielu podatników złożyło przed nami deklarację podatkową, to okres oczekiwania będzie dłuższy. Z tego powodu warto zastanowić się nad tym, w których miesiącach najmniej osób składa roczne rozliczenia podatkowe?

Dosyć dobrym okresem na dokonanie rocznego rozliczenia podatkowego jest jesień i koniec roku. Wtedy niemieckie Urzędy Skarbowe nie przeżywają już oblężenia, do jakiego dochodzi w kulminacyjnym punkcie, tj. od marca do maja, gdy większość podatników składa w Niemczech swoje roczne deklaracje podatkowego do niemieckiego fiskusa. Jesienią niemieckie Urzędy Skarbowe najczęściej uporały się już z nagromadzonymi wcześniej zaległościami. Składając dokumenty do rozliczenia podatkowego w okresie wrzesień – grudzień podatnik ma duże szanse na szybkie otrzymanie decyzji podatkowej, bo w urzędach nie ma już dużych kolejek.

Istotną rzeczą jest jednak fakt, że tak naprawdę okres rozliczeniowy w Niemczech trwa tylko do 31 maja roku bieżącego za rok poprzedni, a wydłużenie tego terminu do końca roku wymaga udziału doradcy podatkowego. Dlatego decydując się na złożenie deklaracji podatkowej jesienią lub zimą warto wcześniej uzgodnić to z doradcą podatkowym, który przesunie nam termin rozliczenia w niemieckim Urzędzie Skarbowym na koniec roku.

Kolejność napływających deklaracji

Najwięcej deklaracji podatkowych wpływa do niemieckich Urzędów Skarbowych w miesiącach marzec, kwiecień i maj. Pracodawcy mają obowiązek wydania pracownikom dokumentów do rozliczenia (Besondere Lohnsteuerbescheinigung) do końca lutego za rok poprzedni. Z tego powodu na początku marca wszyscy pracownicy mają już dokument niezbędny do dokonania rozliczenia, a więc udają się do swoich doradców w celu sporządzenia deklaracji podatkowej podsumowującej rok poprzedni. To wpływa na fakt, że w marcu i kwietniu niemieckie Urzędy Skarbowe przyjmują największą falę dokumentacji podatkowej. Z kolei w maju upływa termin na rozliczenie podatkowe (31.05), dlatego również w tym miesiącu wielu podatników śpieszy się ze złożeniem deklaracji podatkowej w niemieckim fiskusie. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, kolejność napłynięcia dokumentacji do urzędu decyduje o momencie rozpatrzenia, a z uwagi na szczyt sezonu rozliczeniowego wiosną opracowywanie dokumentacji zawsze trwa dłużej niż w innych porach roku.

Komplet dokumentów

Bardzo ważnym czynnikiem wpływającym na szybkość rozpatrywania sprawy podatkowej jest kompletność napływającej dokumentacji. Im więcej nieścisłości, im więcej braków w dokumentacji, tym większe prawdopodobieństwo wystąpienia pytań ze strony niemieckiego Urzędu Skarbowego – a to wszystko wpływa na wydłużenie rozliczenia. Kompletne i bardzo czytelne dokumenty są podstawą do tego, aby szybko opracować dany przypadek.

Dostosowanie zmian w przepisach podatkowych do systemu software, na którym pracują urzędnicy niemieckiej skarbówki

Co roku są zmiany w przepisach podatkowych, do których trzeba dostosować oprogramowanie komputerowe, z którego korzystają niemieccy urzędnicy rozpatrujący sprawy. Nie zawsze udaje się dostosować system software do nowego ustawodawstwa już w styczniu. Czasem integracja systemu trwa jeszcze w lutym i sprawy podatkowe czekają wtedy na rozpatrzenie.

Dodatkowo do końca lutego urzędnicy skarbowi czekają jeszcze na dane spływające do systemu od pracodawców. Są to na tyle istotne dane (np. wysokość zarobków, wysokość odprowadzonych podatków), że bez nich nie da się rozpatrzyć sprawy.

Wszystkie powyżej przedstawione informacje obrazują najważniejsze czynniki wpływające na długość rozpatrywania spraw, a tym samym na sam proces trwania rozliczenia podatkowego. Są jednak także inne czynniki, które mogą wpłynąć znacząco na rozpatrywanie spraw. Przykładem tego jest wielkość miasta i liczba jego mieszkańców, do którego wpływa nasza dokumentacja podatkowa. Generalnie w większych miastach (np. München, Hamburg, Berlin) dłużej czeka się na decyzję podatkową niż w małych miejscowościach. Jest to związane z liczbą podatników przypadających na dany urząd. Także pierwsza litera nazwiska może mieć wpływ na czas oczekiwania na decyzję podatkową. W Niemczech jest mnóstwo osób, których nazwiska zaczynają się na literę K, M, S, W. Biorąc pod uwagę fakt, że urzędnicy skarbowi dzielą pracę w oparciu o pierwszą literę nazwiska podatnika, to osoby, których nazwiska zaczynają się na wspomniane wcześniej litery mogą teoretycznie dłużej czekać na decyzję podatkową, niż osoby o mniej popularnych nazwiskach (np. rozpoczynających się na literę A, I, N).

Źródło: opracowanie własne. Zdjęcie: aboutpixel.de / Sachbearbeiter © Silke Kaiser