Obowiązek rejestracji

Polscy przedsiębiorcy działający na terenie Niemiec i świadczący usługi lub realizujący umowę o dzieło, muszą dokonać w Niemczech rejestracji swojej polskiej działalności gospodarczej do celów identyfikacji podatkowej.

Polska firma przed przystąpieniem do prac związanych z wykonywaniem w Niemczech usług lub realizowaniem zawartej umowy o dzieło, musi zadeklarować swoje gospodarcze cele w Niemczech i jasno określić, co dokładnie będzie robiła na terenie Niemiec. Informacje te są przekazywane niemieckiemu Urzędowi Skarbowemu i stanowią obowiązek wszystkich firm działających w Niemczech.

Przekazywane informacje dotyczą najważniejszych danych związanych z przedsiębiorstwem i prowadzoną działalnością. Ponadto muszą zostać uzupełnione o dokumenty firmy, takie jak np. wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, numer statystyczny Regon, czy też numer NIP w kraju będącym główną siedzibą firmy.

 

Polskie przedsiębiorstwo działające w Niemczech przekazuje niemieckiemu fiskusowi min. następujące dane:

* informacje o liczbie pracowników przedsiębiorstwa podejmujących pracę w Niemczech,

* informacje o okresie czasu, w jakim będą wykonywane usługi lub realizowana umowa o dzieło na terenie Niemiec,

* opis profilu przedsiębiorstwa,

* informacje o lokum, pomieszczeniach biurowych, magazynach, halach, warsztatach, itp.,

* dane personalne i dokładny adres miejsca stałego pobytu osoby reprezentującej firmę w Niemczech,

* wszelkie pozostałe informacje mające istotny wpływ na działalność prowadzoną na terenie Niemiec.

Na podstawie przekazanych danych oraz przedłożonych dokumentów niemiecki Urząd Skarbowy wydaje zagranicznemu (polskiemu) przedsiębiorcy niemiecki numer podatkowy i określa jaki rodzaj podatku musi zostać odprowadzony przez zagraniczne przedsiębiorstwo w Niemczech. Pierwszym krokiem zagranicznej (polskiej) firmy przed podjęciem zlecenia w Niemczech jest zatem złożenie wniosku o uzyskanie niemieckiego Numeru Identyfikacji Podatkowej – Steuernummer.

 

Obowiązek rejestrowania w Niemczech firm zagranicznych

Przedsiębiorstwa z siedzibą poza Niemcami (np. zarejestrowane w Polsce) muszą prowadzić rejestr zdarzeń gospodarczych realizowanych na obszarze Republiki Federalnej Niemiec.

Oznacza to, iż polska firma od pierwszego dnia prowadzenia swojej działalności gospodarczej na terenie Niemiec może być traktowana przez niemiecką administrację podatkową dokładnie tak samo, jak każda inna niemiecka firma i podlegać  całkowitemu opodatkowaniu w Niemczech.

§ 12 niemieckiej ordynacji podatkowej stanowi, iż firma z siedzibą w innym kraju tj. zagranicą (np. firma z siedzibą w Polsce) ma w Niemczech swoją stałą placówkę, gdy miejscem kierowania działaniami tej firmy są Niemcy i w Niemczech przebywa kierownictwo firmy, a także gdy firma ma w Niemczech oddział lub prowadzi na terenie Niemiec chociażby biuro, ponadto gdy coś w Niemczech produkuje lub ma w Niemczech warsztat, a także wtedy gdy ma w Niemczech chociażby tylko jeden punkt sprzedaży.

W przypadku małych 1-osobowych firm bardzo łatwo udowodnić, że kierownictwo tej firmy (jednoosobowy właściciel) przebywa stale w Niemczech, tam osiąga większość obrotów i tam też znajduje się większa liczba wystawianych przez niego rachunków i przewija się większość dokumentów księgowych. Przedsiębiorca taki będzie stosunkowo szybko traktowany przez aparat skarbowy w Niemczech jak typowa niemiecka firma.

W przypadku firm budowlanych lub montażowych § 12 w/w ustawy stanowi, iż traktuje się je na równi z niemieckimi podmiotami (czyli tak, jakby firmy budowlane lub montażowe miały siedzibę w Niemczech) najpóźniej po 6 miesiącach od rozpoczęcia prowadzenia na terenie Niemiec działalności. Czyli w okresie pomiędzy pierwszym dniem a 183 dniem działania w Niemczech następuje zakwalifikowanie polskiego podmiotu jako firmy już typowo niemieckiej.

 

Rejestracja księgowa i rachunkowa w Niemczech

W Niemczech obowiązują akty prawne, w których zawarty został obowiązek dotyczący prowadzenia księgowości w postaci ksiąg rachunkowych. Zastosowanie mają przepisy dotyczące niemieckiego prawa handlowego oraz niemieckiego prawa podatkowego. Zgodnie z wymogami obu aktów prawnych przedsiębiorcy działający na terenie Niemiec muszą rejestrować zdarzenia gospodarcze. Przedsiębiorcy prowadzą w tym celu ewidencję księgową i rachunkową, składają cykliczne raporty  w postaci okresowych deklaracji podatkowych o wysokości osiąganych obrotów, a na koniec roku kalendarzowego podsumowują zdarzenia gospodarcze dokonując tzw. zamknięcia roku.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem handlowym

„Każdy przedsiębiorca w znaczeniu paragrafu 1-7 HGB jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz do ujmowania w nich czynności prawnych i stanu majątku zgodnie z zasadami prowadzenia prawidłowej księgowości.” Podstawa prawna § 238 HGB.

Przedsiębiorcy, których przedsiębiorstwa ze względu na rodzaj oraz wielkość wymagają założenia przedsiębiorstwa handlowego lub zostały wpisane do rejestru handlowego, są w rozumieniu ustawy przedsiębiorcami i w związku z tym zobowiązani prawem do prowadzenia księgowości.

 

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem podatkowym

„Kto zgodnie z ustawami innymi niż ustawy podatkowe prowadzi księgi oraz zapisy, które mają znaczenie ze względu na opodatkowanie, ten jest zobowiązany, co wynika z innych ustaw, do ich opodatkowania.” Podstawa prawna § 140 AO.

Przedsiębiorcy osiągający dochody podlegające opodatkowaniu, winni zgodnie z prawem podatkowym prowadzić rejestrację wpływów i wydatków, które są wpisywane do ksiąg rachunkowych.

 

Istota prowadzenia księgowości

Niemieckie przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia rzetelnej i przejrzystej księgowości.

Paragraf 238 HGB stanowi:

„Księgowość musi być tak prowadzona, aby w odpowiednim czasie  umożliwiła ekspertowi będącemu osobą trzeci, uzyskać rozeznanie wśród zdarzeń handlowych oraz stanu przedsiębiorstwa. Powstawanie i rozwój zdarzeń handlowych musi być czytelne.” (§ 238 HGB)

Ekspertem jest w tym przypadku np. urzędnik skarbowy, który w ramach kontroli podatkowej dokonuje kontroli prowadzonej księgowości. Osobą trzecią może być także członek rodziny zaangażowany w firmę, bądź inwestor, który na podstawie księgi handlowej chce się upewnić, czy jego pieniądze zostały należycie zagospodarowane.

Powyższe regulacje zostały uzupełnione z perspektywy podatkowej w niemieckiej ordynacji podatkowej. W momencie kiedy prowadzona księgowość nie spełnia ustawowych wymagań (na przykład ze względu na brak dokumentów), to zgodnie z § 162 AO Urząd Skarbowy może dokonać oszacowania podstawy opodatkowania. Wtedy urzędnicy skarbowi szacują spodziewaną wielkość obrotów i na podstawie szacunku wyliczają kwotę należnego podatku.

Bilans roczny

Niemieckie przepisy podatkowe nakładają na przedsiębiorców działających w Niemczech obowiązek zamknięcia roku. Jest to roczne rozliczenie firmy z osiągniętych w Niemczech dochodów i należnych do zapłacenia podatków. W praktyce każdy jeden przedsiębiorca (nawet 1-osobowa firma) musi wywiązać się z obowiązku zamknięcia roku.

Aby podatkowo zamknąć rok, tworzy się bilans roczny w oparciu o wpływy i wydatki przedsiębiorstwa z wszystkich 12 miesięcy roku kalendarzowego.

Jeżeli firma w trakcie roku nie płaciła w Niemczech żadnych podatków, to na koniec roku musi je obowiązkowo zapłacić. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy firma w trakcie roku płaciła zbyt niskie podatki w postaci zaliczki. Jeśli kwota zaliczek była zbyt niska w stosunku do osiągniętych obrotów, to na koniec roku firma dopłaca brakujący podatek.

Zasadnicze przepisy dotyczące zamknięcia roku (bilansu rocznego) zawarte są w § 242 HGB :

Przedsiębiorca musi sporządzić na początku swojej działalności gospodarczej oraz na koniec każdego roku kalendarzowego tzw. zamknięcie roku (bilans otwarcia, bilans), które odzwierciedla stosunek jego majątku oraz zadłużenia.

W przypadku bilansu otwarcia należy zastosować odpowiednio te same przepisy, które obowiązują dla bilansu zamknięcia.

Należy sporządzić na koniec każdego roku gospodarczego zestawienie dochodów i wydatków roku gospodarczego (tzw. rachunek zysków i strat).

Bilans oraz rachunek zysków i strat tworzą razem bilans roczny.

Obowiązek sporządzenia bilansu dla 1-osobowych, małych, średnich i dużych firm

Obowiązek zamknięcia roku dotyczy wszystkich przedsiębiorców, począwszy od 1-osobowej działalności gospodarczej, po spółki osobowe i kapitałowe. Różnica polega jedynie na wyznaczeniu okresu w przepisach, w jakim przedsiębiorstwo lub przedsiębiorca musi sporządzić zamknięcie roku.

Małe firmy mają pół roku czasu na dokonanie zamknięcia roku. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to małe firmy składają dokumenty bilansowe najpóźniej do dnia 30 czerwca za rok poprzedni.

Duże i średnie przedsiębiorstwa muszą wypełnić obowiązek w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to firmy te składają dokumenty bilansowe najpóźniej w terminie do dnia 31 marca za poprzedni rok obrotowy.

Firmy 1-osobowe muszą także sporządzić bilans swojej firmy, który jest dołączany do rocznej deklaracji podatkowej. Takie rozwiązanie nie jest znane i stosowane w prawie polskim, stąd wielu Polaków prowadzących na terenie Niemiec jednoosobowe firmy zapomina, że w Niemczech muszą sporządzić bilans dla swojej działalności gospodarczej.

Tworzenie bilansu rocznego

• Inwentaryzacja (spis stanu faktycznego) prowadzi do ustalenia inwentarza oraz jego pisemnego zadeklarowania. Dzięki temu ustalona zostaje kwota wartości majątku oraz zadłużenia. Ewentualne rozbieżności dotyczące sald na kontach pozostają do uzgodnienia oraz drogą księgowania (popartego dowodem księgowym) należy je wyjaśnić.
• Subkonta kont wynikowych oraz bilansowych zostają zamknięte poprzez odpowiednie „konta-matki”.
• Konta wynikowe zostają zamknięte poprzez konto zysk i strata. Odnośnie kont kosztowych formuła zapisu księgowego brzmi: „Konto zysk i strata poprzez konta kosztowe”. Formuła zapisu księgowego dotycząca zamknięcia kont wynikowych brzmi: „Konto wynikowe poprzez konto zysk i strata”.
• Konto zysk i strata zostaje zamknięte poprzez konto „Kapitał własny”. Kiedy suma przychodów jest wyższa niż koszty (występuje zysk), to formuła zapisu księgowego brzmi „Konto zysk i strata poprzez konto kapitał własny”.
• Wszystkie konta bilansowe (konta aktywów i pasywów) zostają zamknięte za pomocą konta zamknięcia bilansu.
• Konto zamknięcia bilansu (SBK) zawiera wartości bilansu rocznego. Dane należy sprowadzić do odpowiedniej formy określonej ustawą. Konto SBK jest zbudowane jak bilans, w przeciwieństwie do konta EBK, które przedstawia obraz lustrzanego odbicia bilansu oraz dla którego stan początkowy aktywów znajduje się po stronie „Winien”, stan początkowy pasywów po stronie „Ma”: na koncie SBK stan końcowy aktywów po stronie „Ma”, stan końcowy pasywów po stronie „Winien”.
• Konto zysk i strata zawiera wartości z rachunku zysków i strat. Również tutaj musi zostać stworzony zarys na podstawie określonej w ustawie.

Bilans

Bilans to przedstawienie stanu majątku. Aktywa – po jednej stronie. Pasywa – po drugiej stronie. Aktywa są takimi składnikami majątku, które przedsiębiorstwo może „aktywnie” używać, niezależnie od tego, czy były one finansowane ze źródeł własnych, czy nie. Strona aktywów wyraża, jaki majątek jest dostępny. Strona pasywów ukazuje, jak owy majątek został sfinansowany, czyli określa pochodzenie kapitału – albo kapitał pochodzi z własnych pieniędzy (kapitał własny) albo został zdobyty na wskutek zadłużenia (zobowiązania). Kapitałodawca może współdecydować o kierunku działalności gospodarczej, w porównaniu jednak do zarządzającego przedsiębiorstwem uosabia on jedynie stronę pasywów.

Wymowa obu stron bilansu

Aktywa	Pasywa
Składniki majątku	Pochodzenie oraz źródła finansowania
W co inwestować ?	Jak zostało sfinansowane ?
Jak zostały zaangażowane środki ?	Skąd pochodziły środki ?

Wcześniej szczegółowość bilansu pozostawała w gestii przedsiębiorcy – on wytworzył sobie rodzaj pewnych ogólnych, społecznych konwencji. W Niemczech dokładne postępowanie jest dzisiaj prawnie regulowane przez § 266 akapit 2 oraz 3 HGB. Ujęta tam struktura bilansu jest wymagana od dużych i średnich spółek kapitałowych oraz niektórych spółek osobowych (§ 264a HGB). W praktyce owy podział obowiązuje dla wszystkich spółek osobowych oraz przedsiębiorstw jednoosobowych.

Obie strony bilansu są podzielone następująco :

1. Strona aktywów rosnąco według stopnia płynności:

a)      składniki majątku, które najtrudniej zamienić na środki pieniężne (na przykład działka), umieszcza się najwyżej,

b)      składniki majątku najbliższe środkom pieniężnym (stan w kasie, środki na rachunkach bankowych), umieszcza się najniżej.

2. Strona pasywów rosnąco według stopnia wymagalności zwrotu:

a)      u góry źródła finansowania, które są długoterminowo do dyspozycji przedsiębiorstwa,

b)      na dole krótkoterminowe zobowiązania.

Rachunek zysków i strat

Operacje, które wpływają na zysk przedsiębiorstwa, mogłyby zostać bezpośrednio zaksięgowane na konto kapitału własnego przedsiębiorstwa. To odpowiada logice rachunkowości i jest merytorycznie poprawne. W tym przypadku zostałaby także zapewniona w niektórych zdarzeniach gospodarczych zasada przejrzystości. W praktyce jednak występują nawet w małych przedsiębiorstwach liczne zdarzenia gospodarcze, które ukazują dochody i wydatki, a w związku z tym wpływają na kapitał własny. Gdyby stale bezpośrednio księgowano na konto kapitału własnego, rezultat księgowania byłby chaotyczny i nieczytelny. By zapewnić przejrzystość, to dochody i wydatki zostają nie bezpośrednio, tylko poprzez wprowadzenia salda zaksięgowane na konto kapitału własnego. Dlatego został stworzony rachunek zysków i strat oraz włączony w konto kapitału własnego. Budowa i struktura tego rachunku wynika z zapisów § 275 HGB. W Niemczech przyjęto rachunek zysków i strat metodą kosztów całkowitych.

Inwentarz

Bilans dostarcza przedsiębiorcy, ewentualnym inwestorom, kontrolerom  oraz Urzędom Skarbowym niezbędnych informacji tylko wtedy, gdy zawarte w nich wartości będą zgodne z rzeczywistością. To zostaje zagwarantowane poprzez inwentarz.

Także w inwentarzu nakładają się wymogi przedsiębiorcy co do informacji z wymogami zewnętrznych interesantów. Ochrona wierzycieli wymaga od handlowca pracującego ze środkami obcymi, by dokładnie określił swój majątek oraz zadłużenie. Nie może on w pozycjach bilansu wprowadzać jakichkolwiek oszacowanych wartości. Każda wartość musi zostać udokumentowana w inwentarzu. W związku z tym na inwentarz zostaje nałożony obowiązek jego sporządzenia:

„Każdy przedsiębiorca na początku swojej działalności handlowej musi dokładnie odnotować nieruchomości, wierzytelności oraz zadłużenia, stan pieniądza gotówkowego oraz pozostałych przedmiotów majątkowych oraz podać przy tym wartość poszczególnych składników majątku oraz zadłużenia.” (§ 240 HGB)

Podwójna księgowość

W prawie niemieckim pojęcie podwójnej księgowości określane jest definicją doppelte Buchhaltung. Wykładnia niemieckiego prawa zna także inne określenie, tj. doppelte Buchführung. Zarówno jedna, jak i druga forma jest poprawna i oznacza podwójną księgowość.

Podwójna księgowość, będąca księgowością przedsiębiorczą, jest w przedsiębiorstwach prywatnych dominującą formą prowadzenia księgowości finansowej w Niemczech. O „podwójnej księgowości” mówi się dlatego, ponieważ każda transakcja handlowa i każde zdarzenie gospodarcze jest rejestrowane podwójnie. Transakcje takie jak sprzedaż usług, sprzedaż towarów, zakup usług, zakup towarów, itp., podwójnie się rejestruje.

Transakcja handlowa

Pojedyncza formuła zapisu księgowego zostaje zaksięgowana po stronie „Ma” i po stronie „Winien” i w związku z tym każda czynność handlowa zostaje ujęta podwójnie, jednak na różnych kontach. Równocześnie zostaje zaksięgowana ta sama wartość po stronie „Winien” i po stronie „Ma”.

Wynik przedsiębiorstwa w podwójnej księgowości wykazuje się w dwojaki sposób, tj.:

• poprzez porównanie kapitału własnego roku bieżącego z poprzednim rokiem bilansowym,
• poprzez porównanie kosztów i przychodów roku bieżącego w rachunku zysków i strat.

Podwójna księgowość zostaje wyprowadzona z dwóch ksiąg, w których zarejestrowana zostaje każda transakcja handlowa. Dziennik (podstawowa księga handlowa) zawiera zaksięgowania w ujęciu chronologicznym, w księdze głównej (arkusze bilansowe) następuje rzeczowe uporządkowanie poprzez księgowanie na kontach.

Konta księgowe oraz księgowanie

Konto w rachunkowości finansowej służy do tego, by z bilansu jako bieżącego ujęcia, odzwierciedlić dynamikę zdarzeń gospodarczych. Ta funkcja wynika z faktu, że każde zdarzenie gospodarcze powoduje zmianę co najmniej dwóch pozycji – ale najczęściej właśnie nie więcej jak dwóch albo trzech pozycji, podczas kiedy wszystkie inne pozycje bilansowe nie ulegają zmianie. Rozsądna jest zatem zmiana tylko tych pozycji, które dotyczą operacji gospodarczych, zamiast tworzyć nowy bilans po każdej operacji gospodarczej. Stąd powstało przekonanie, by dokonać podziału bilansu na konta i wprowadzać wyłącznie zmiany na koncie. Bez klasyfikacji bilansu na konta aktywne i pasywne w celu realizacji księgowania zdarzeń gospodarczych, niemożliwe byłoby przestrzeganie zasad prowadzenia prawidłowej księgowości.

Na kontach zostają wprowadzone stany początkowe. Wprowadzanie stanów początkowych następuje zgodnie z zasadą: kiedy wartości w bilansie znajdują się po lewej stronie, przenoszone zostają także na lewą stronę konta („Winien”). Wobec tego wartości z prawej strony (pasywa) bilansu znajdują się po prawej stronie konta („Ma”).

Podstawowa zasada „Nie ma księgowania bez księgowania przeciwstawnego”, wedle której podczas księgowania następuje korespondencja co najmniej dwóch kont, zostaje uwzględniona już podczas rozdzielenia bilansu otwarcia na konta. W związku z tym, że nie ma przeciwstawnej strony konta do przyjęcia stanów początkowych na kontach, wprowadzono jako konstrukcję pomocniczą konto otwarcia bilansu (EBK). Zawiera ono zatem wszystkie stany początkowe, jednak logicznie w sposób odwrócony oraz służy do kontroli prawidłowości i poprawności kwot, które należy podczas księgowania uwzględnić.

Każde zaksięgowanie powoduje zmianę co najmniej dwóch kont i ma w związku z tym wpływ na wartości bilansu oraz rachunku zysków i strat. Wyróżnia się neutralne zaksięgowania, które dotyczą wyłącznie bilansu oraz efektywne zaksięgowania, które pojawiają się zarówno w bilansie, jak i w rachunku zysków i strat. Nawiązując do tego występuje sześć głównych sytuacji:

Neutralne:

• zmiana w aktywach,
• zmiana w pasywach,
• wzrost aktywów i pasywów (wzrost sumy bilansowej),
• zmniejszenia aktywów i pasywów (zmniejszenie sumy bilansowej),

Efektywne:

• pozytywny wpływ,
• negatywny wpływ.

Zasady prowadzenia prawidłowej księgowości (GOB)

Owe zasady zawarte są w różnych aktach prawnych, wynikają jednak łącznie z długoletniej praktyki handlowej. Można je ująć w dwóch głównych zasadach „wiarygodności” i „zrozumiałości”:

• Wiarygodność w księgowości oznacza, że wszystko musi zostać w taki sposób zaksięgowane, jak rzeczywiście się zdarzyło. Fikcyjne księgowania dotyczące operacji, które nie miały miejsca w rzeczywistości, są fałszerstwem, co stanowi czyn zabroniony.
• Zrozumiałość oznacza, że wszystko musi być przejrzyste, jednoznaczne, czytelne, zrozumiałe i chronione przed fałszerstwem.

Obowiązek dokumentacji (zapisów księgowych)

Wynikająca z postulatów wiarygodności i zrozumiałości nieodparta reguła brzmi, że nie może nastąpić zaksięgowanie bez przedłożenia dowodu. W momencie kiedy dowód księgowy nie powstaje bezpośrednio podczas zdarzenia gospodarczego ( na przykład faktura przychodząca, pokwitowanie), należy przygotować dowód własny ( kopia rachunku wychodzącego, dowód księgowy, kwit pobrania materiału, dowód księgowy potwierdzający amortyzację, itd.). Podczas przygotowywania dowodów należy od samego początku dobrze przygotować się na ewentualną kontrolę z Urzędu Skarbowego.   . Na dokumenty księgowe nałożony jest obowiązek przechowywania dokumentów. W przypadku listów handlowych trzeba je przechowywać 6 lat, natomiast dowody księgowe (np. rachunki) aż 10 lat.

Zasady uporządkowania

• Każde zdarzenie gospodarcze zostaje ujęte w jednym dowodzie księgowym.
• Dowody księgowe należy pojmować w sposób ciągły, zupełny i chronologiczny.
• Zdarzenia gospodarcze podlegają systematyzacji.

Zasady rachunkowości

• Zasada dokumentacji
• Zasada zrozumiałości i przejrzystości
• Księgi prowadzone są w języku żywym
• Skróty muszą być generalnie zrozumiałe
• Bilans roczny musi być sporządzony w języku niemieckim
• Obowiązuje zasada kompletności
• Kompletne ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych
• Zasada prawdziwości i wiarygodności
• Czytelny zapis
• Niwelowanie przerw czasowych
• Obowiązuje zasada: „Nie ma księgowania bez dowodu księgowego”

Elektroniczne dokumenty mogą być prowadzone i archiwizowane zgodnie z zasadami prowadzenia prawidłowej księgowości wspomaganej systemami przetwarzania danych. GOB mają szczególne znaczenie podczas sporządzania bilansu. Kodeks handlowy zawiera szereg specjalnych regulacji, które dodatkowo trzeba uwzględnić w zależności od konkretnej sytuacji.

Księgi rachunkowe

Każde księgowanie zostaje ujęte w co najmniej dwóch księgach, aczkolwiek w niektórych przypadkach nawet w trzech. Najważniejszymi księgami rachunkowymi, które wyróżnia niemieckie prawo podatkowe, są dziennik, księga główna, oraz księgi pomocnicze. Wszystkie księgi są prowadzone stale niezależnie od siebie.

W razie kontroli ze strony aparatu skarbowego, kontroler skarbowy przeprowadzający czynności kontrolne może zażądać od przedsiębiorcy przedłożenia ksiąg rachunkowych.

Ważnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest ewidencjowanie zdarzeń gospodarczych, a dokumentem ewidencyjnym są właśnie księgi rachunkowe, w których odnotowuje się wszystkie zdarzenia z uwzględnieniem ich charakteru i daty wystąpienia.

Dziennik

W dzienniku ujęte zostają wszelkie zdarzenia gospodarcze, w sposób chronologiczny (czasowo), z ciągłą numeracją, datą, kwotą, wskazaniem dowodu księgowego, objaśnieniem oraz kontowanie („Winien” i „Ma” ). Funkcja dziennika wynika z następującej zasady: wszelkie zdarzenia gospodarcze muszą umożliwić, w sposób chronologiczny, ich nadzorowanie jak i jednoznaczne ich powiązanie z poszczególnymi pozycjami bilansu. Porządek chronologiczny zostaje zagwarantowany dzięki temu, że wszystkie formuły zapisu księgowego są zapisywane zgodnie z datą w dzienniku. Jest to dziennik prowadzonej rachunkowości. Dziennik jest jednocześnie przekazem księgowym związanym z przenoszeniem księgowań z owego dziennika do księgi głównej.

Księga główna

Jako księgę główną określa się wynik kont z ich systematycznym ujęciem i poruszaniem pomiędzy zdarzeniami gospodarczymi pojedynczych pozycji bilansu. W księdze głównej (zwanej także: arkusz bilansowy) wprowadzone zostają wszystkie księgowania z dziennika na podanych w pozycjach bilansu kontach. Konta aktywów zostają na początku każdego roku gospodarczego otwarte stanem końcowym roku poprzedniego (na przykład stan na rachunkach bankowych), na końcu roku gospodarczego zostają zamknięte za pomocą (SBK) konta zamknięcia bilansu (konta wynikowe zostają zamknięte poprzez konto zysk i strata, bezpośrednie subkonta poprzez „konta-matki”). Poprzez zapis w księdze głównej zostaje wprowadzony rzeczowy porządek poszczególnych zdarzeń gospodarczych.

Odnośnie samego księgowania obowiązuje podstawowa zasada: „Najpierw zapis w dzienniku, następnie księgowanie na kontach (księga główna).”

Księgi pomocnicze

Istnieje wiele różnych ksiąg pomocniczych, które objaśniają określone konta księgi głównej. Zaliczyć do nich możemy przykładowo:

• rachunek bieżący (zawiera zobowiązania oraz roszczenia dostawców, kredytodawców oraz odbiorców i dłużników),
• księga magazynowa (zawiera przychody i rozchody w magazynie towarów),
• księga płac (zawiera potrącenia z wynagrodzenia za pracę),
• księga środków trwałych (zawiera środki majątku trwałego),
• księga rachunku bankowego oraz księga kasowa (zawierają stan środków płatniczych),
• księga rozliczeń międzyokresowych (zawiera faktury).

BIZNES w Niemczech

Niemcy posiadają najsilniejszą gospodarkę w Europie i znajdują się w trójce największych gospodarczych potęg świata. Rozpoznawalny na całym świecie symbol Made in Germany stał się synonimem doskonałej jakości, wysokiego poziomu, nowoczesnej technologii, najwyższych standardów, dobrej organizacji oraz niezawodności produktów.

Biznesmeni z zagranicy chętnie otwierają i prowadzą w Niemczech działalność gospodarczą. Każdego roku zagraniczni inwestorzy lokują w Niemczech kilkanaście miliardów Euro, a liczba zagranicznych firm sięga aktualnie ponad 55.000 i przekłada się na ponad 3 miliony stworzonych w Niemczech przez zagranicznych przedsiębiorców stanowisk pracy.

Przyrost gospodarczy w Niemczech wynosi +3,00%, liczba pracowników czynnych zawodowo wynosi ponad 41 milionów osób, liczba prywatnych firm w Niemczech wynosi 3,6 miliona przedsiębiorstw, PKB wynosi 2.570,8 miliarda Euro, zarobki i wynagrodzenia brutto wynoszą 1.073,4 miliarda Euro, prywatne wydatki konsumpcyjne wynoszą 1.473,1 miliarda Euro, eksport wynosi 1.060 miliarda Euro, natomiast import 902 miliarda Euro. Różnica na korzyść eksportu wynosi +158 miliarda Euro. W przemyśle pracuje 7.120.000 osób, w budownictwie 2.421.000 osób, w rolnictwie 663.000 osób, w branży energetycznej  569.000 osób, w handlu, transporcie i gastronomii 9.502.000 osób, a kolejnych 20.819.000 osób jest zatrudnionych w innych sektorach usług. Zarobki brutto wzrastają rocznie średnio o +3,4%, płace realne o +1,1%, a zarobki taryfowe o +1,5%. Co roku rejestruje się w Niemczech ponad 800.000 nowych podmiotów gospodarczych. Średni miesięczny zarobek brutto wynosi 3.311 Euro, a jedna roboczogodzina kosztuje 29,90 Euro/h.

Niemcy są bezpiecznym i stabilnym miejscem na prowadzenie biznesu i zarabianie pieniędzy. Coraz częściej z tych dobrodziejstw korzystają polscy przedsiębiorcy, dla których Niemcy z racji swojego bliskiego sąsiedztwa z Polską i bardzo dobrych relacji gospodarczych, stały się rynkiem zbytu, rynkiem pracy, platformą biznesową i miejscem robienia interesów.

Niemiecka gospodarka narodowa zalicza się do najbardziej atrakcyjnych i światowych potęg gospodarczych. Nie bez powodu faworyzuje się w niemieckiej infrastrukturze dobrze wykształconych specjalistów, ponieważ zapotrzebowanie na nich jest ogromne. Podczas gdy Europa pogrążona jest w kryzysie, niemiecka gospodarka wręcz rozkwita i nadal się rozwija. Gospodarka narodowa Niemiec koncentruje się na produkcji dóbr oraz wykonywaniu poszczególnych usług. Do najlepiej rozwiniętych gałęzi przemysłu należą: przemysł elektromaszynowy (w tym potężny przemysł samochodowy), energetyczny, rafineryjny oraz chemiczny. Francja jest najważniejszym partnerem handlowym Niemiec, zaraz po USA, Holandii i Chinach. Polska zajmuje od lat miejsce w pierwszej dziesiątce najważniejszych partnerów handlowych Niemiec. W podsumowaniu rocznym łączna wartości eksportu z Niemiec do Francji sięga 90 miliardów Euro. Znajdujące się na drugim miejscu USA i Holandia szacują wartość wymiany handlowej z Niemcami (import + eksport) na poziomie 132 miliardów Euro. Chiny wzmocniły swoją pozycję jako trzeciego partnera handlowego Niemiec. Co ważne, Niemcy są obecnie drugim, po Chinach i przed USA, eksporterem na świecie. Ogromną rolę w gospodarce kraju odgrywają olbrzymie korporacje gotowe do inwestycji poza granicami kraju. Niewątpliwy sukces gospodarczy nie byłby możliwy bez rozwiniętego systemu komunikacyjnego, którego cechuje innowacyjność, nowoczesność, niekonwencjonalne i śmiałe rozwiązania. Najlepsza rozwinięta sieć autostrad, imponująca sieć kolejowa, po której poruszają się pociągi nawet do 300km/h oraz wzbudzające podziw lotniska, dzięki którym możliwy jest łatwy i mobilny transport towaru oraz handel zasobami. Niemiecki przemysł uwarunkowany jest systemem prawnym, który wbrew pozorom nie jest taki skomplikowany, za jakiego uchodzi, np. założenie własnego przedsiębiorstwa w Niemczech nie wymaga uzupełnienia sterty skomplikowanych dokumentów. Zagraniczni inwestorzy mają nieograniczony dostęp do wszystkich struktur społecznych w Niemczech. Niemcy w porównaniu z innymi światowymi potęgami gospodarczymi wyróżniają się poprzez konkurencyjny system podatkowy. Przeciętne obciążenie z tytułu podatku od działalności gospodarczej dla spółek kapitałowych sięga 29,83%, ale w niektórych niemieckich Landach stawka podatku sięga  tylko ok. 22%. Godnym odnotowania jest fakt, że w Niemczech nie istnieje jednakowa, ogólnokrajowa stawka opodatkowania spółki kapitałowej. Występujące różnice w ogólnym obciążeniu podatkowym wynikają z trzech różnych komponentów:

1)      podatek dochodowy od osób prawnych (Körperschaftssteuer)

2)      podatek solidarnościowy (Solidaritätszuschlag)

3)      podatek od działalności przemysłowej i handlowej (Gewerbesteuer)

Niemcy ze swoją konkurencyjną stawką podatkową dla przedsiębiorstw dorównują również atrakcyjnością inwestowania w porównaniu do krajów o niskich podatkach.

Przepisy w Niemczech

Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską w art. 43 wyznaczył tylko ramy swobodnego prowadzenia działalności  gospodarczej. Na mocy Traktatu polski przedsiębiorca może prowadzić działalność gospodarczą w innych krajach Unii Europejskiej, jednakże szczegółowe zasady, na jakich można tę działalność prowadzić reguluje prawo wewnętrzne danego państwa, gdzie działalność jest prowadzona.

W przypadku polskiego przedsiębiorcy w Niemczech oznacza to, iż w takich kwestiach jak:

1. opodatkowanie
2. prowadzenie księgowości
3. rozliczanie się z podatku
4. składanie bilansu
   

stosuje się niemieckie przepisy, gdyż działalność jest prowadzona na terenie Niemiec, gdzie obowiązuje wewnętrzne prawo niemieckie.

O ile w Unii Europejskiej obowiązuje zasada o swobodzie przepływu usług, jednak jest ona przedmiotowo ograniczona. Występuje bowiem w UE zasada traktowania narodowego stanowiąca, iż cudzoziemiec w pewnych sferach praw będzie traktowany jak obywatel danego państwa. Zgodnie z zasadą traktowania narodowego przestrzega się przepisów tych państw członkowskich Unii Europejskiej, w których jest prowadzona działalność gospodarcza. Kto prowadzi własną działalność gospodarczą na obszarze Republiki Federalnej Niemiec, ten nawet jako obywatel polski podlega niemieckim krajowym przepisom prawnym oraz podatkowym, które obowiązują w Niemczech.

16 niemieckich Landów posiada swoje wewnętrzne przepisy lokalne, które obowiązują w danym Landzie oprócz ustaw krajowych.  Istnieją zatem różnice pomiędzy ustawodawstwem jednego Landu a ustawodawstwem drugiego, a dotyczą one bezpośrednio prowadzenia działalności gospodarczej na obszarze danego Landu. Różnice występują także pomiędzy poszczególnymi  niemieckimi gminami. Przede wszystkim widoczna jest różnica w wysokości obowiązującego podatku od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer). Gminy ustalają wysokość tego podatku według własnego uznania. W momencie rejestracji firmy w Niemczech  różne niemieckie instytucje (na czele z niemieckim Urzędem Skarbowym) są niemal natychmiast informowane o fakcie pojawienia się na rynku nowego podmiotu gospodarczego.

Otwarcie firmy w niektórych branżach i zawodach wiąże się dodatkowo z uzyskaniem w Niemczech zezwolenia, koncesji, uznania kwalifikacji zawodowych lub zdania egzaminu przed niemiecką komisją, a także spełnienia określonych warunków finansowych. Polskie firmy decydujące się na działalność w Niemczech potrzebują najczęściej zezwolenia dla agencji pracy tymczasowej oraz zezwolenia dla rzemieślników na prowadzenie działalności rzemieślniczej. Zezwolenia są także potrzebne min. w transporcie, gastronomii, handlu obwoźnym, ubezpieczeniach, ochronie, usługach dla osób niepełnosprawnych, handlu bronią, produkcji leków, doradztwie prawnym, doradztwie podatkowym i usługach finansowych.

Formy prawne

e. K. oraz e. Kfm. zarejestrowany przedsiębiorca (kupiec)

e. Kfr. zarejestrowana kobieta przedsiębiorca (kobieta kupiec)

 

GbR oraz BGB-Ges. spółka cywilna

OHG lub oHG spółka jawna

KG spółka komandytowa

PartGG spółka partnerska

PartG mbB spółka partnerska o ograniczonej odpowiedzialności zawodowej 

Stille-Ges. spółka cicha

 

GmbH spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

gGmbH niedochodowa sp. z o.o. o charakterze non-profit

UG lub Mini-GmbH spółka z o.o. mająca niski kapitał zakładowy

GmbH & Co. OHG spółka z o.o. jako komplementariusz wraz ze spółką jawną

GmbH & Co. KG spółka z o.o. jako komplementariusz wraz ze spółką komandytową

GmbH & Co. KGaA spółka z o.o. jako komplementariusz wraz ze spółką komandytowo-akcyjną

 

AG spółka akcyjna

KGaA spółka komandytowo-akcyjna

AG & Co. KG spółka akcyjna jako komplementariusz wraz ze spółką komandytową

AG & Co. KGaA spółka akcyjna jako komplementariusz wraz ze spółką komandytowo-akcyjną

 

eG zarejestrowana spółdzielnia

eGmbH zarejestrowana spółdzielnia z ograniczoną odpowiedzialnością

eGmuH zarejestrowana spółdzielnia z nieograniczoną odpowiedzialnością

 

WaG Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych

Partenreederei Towarzystwo Żeglugowe

e. V. zarejestrowane stowarzyszenie / zarejestrowany klub

Stiftung fundacja

 

SE spółka europejska

SCE spółdzielnia europejska

EWIV Europejski Związek Interesów Gospodarczych

1-osobowa firma

Każdy Polak jako obywatel Unii Europejskiej ma prawo do zarejestrowania, otwarcia i prowadzenia w Niemczech działalności gospodarczej na zasadzie jednoosobowej firmy (Einzelunternehmen).

Zgłoszenie działalności gospodarczej następuje w urzędzie ds. działalności gospodarczej. Dokumentem, jaki trzeba ze sobą zabrać, jest dowód osobisty lub paszport. Wydanie zaświadczenia o wpisie przedsiębiorcy do ewidencji działalności gospodarczej (Gewerbeschein) następuje zazwyczaj od ręki i przedsiębiorca wychodzi z urzędu z dokumentem w dłoni. Opłata manipulacyjna (Bearbeitungsgebühr) waha się w przedziale od 15 Euro do 65 Euro w zależności od miasta i gminy.

Do założenia jednoosobowej firmy w Niemczech nie potrzeba żadnego kapitału zakładowego co powoduje, że taką formę przedsiębiorstwa może założyć niemal każdy. W zamyśle niemieckiego ustawodawcy było bowiem stworzenie łatwej i przystępnej formy zarabiania pieniędzy bez zbędnej biurokracji. Dzięki temu ta forma działalności gospodarczej jest bardzo popularna w Niemczech i wiele osób z niej korzysta.

Jest to niezwykle atrakcyjna finansowo i podatkowo forma zarabiania pieniędzy. Wypracowany przez 1-osobową firmę zysk z działalności jest automatycznie zyskiem właściciela tej firmy.

 

Korzyści płynące z prowadzenia jednoosobowej firmy:

Niska czasochłonność założenia firmy. Rejestrację firmy można dokonać w przeciągu 15 minut.

Dodatkowe zarobki. Statystycznie właściciele 1-osobowych firm zarabiają więcej, niż pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.

Niskie podatki. Niemieckie przepisy w sposób szczególny traktują właścicieli 1-osobowych firm.

Ulgi podatkowe. Niemieckie prawo podatkowe ułatwia odliczenia od podatku dla właścicieli firm.

Zarabianie pieniędzy w bardzo łatwej formie na podstawie zaświadczenia Gewerbeschein.

Popularna forma. Rocznie powstaje w Niemczech ok. 130.000 – 150.000 nowych jednoosobowych firm.

Znaczenie na rynku 1-osobowych firm jest imponujące. Ponad 70% z wszystkich działających w Niemczech firm to przedsiębiorstwa 1-osobowe.

Opłacalność gospodarcza jest tak duża, że 1-osobowe firmy wypracowują roczny obrót w Niemczech na poziomie blisko 600 miliardów Euro.

Dodatki finansowe od Państwa w postaci dofinansowania otrzymują osoby, które będąc bezrobotnymi decydują się na otwarcie własnej działalności gospodarczej (Ich-AG).

 

Zasady prowadzenia jednoosobowej firmy:

1. Mała jednoosobowa firma może liczyć w Niemczech na ulgi i zwolnienia podatkowe, które przewiduje niemiecka ustawa o wspieraniu małych firm, co oznacza korzyści podatkowe.
2. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w Niemczech od 2007 roku właściciel jednoosobowej firmy musi posiadać przynajmniej ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast przepis nie precyzuje, czy może to być ubezpieczenie z innego kraju UE (np. z Polski), które to swoim zasięgiem obejmie terytorium Niemiec.
3. W przypadku zagranicznego przedsiębiorcy wymagane jest wskazanie w Niemczech pełnomocnika wraz z jego niemieckim adresem. Rolę pełnomocnika pełni najczęściej kancelaria podatkowa.
4. Prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej wiąże się z wykonywaniem prac we własnym imieniu i na własny rachunek i cechuje ją brak zewnętrznego kierownictwa. Przedsiębiorca dysponuje własnym lokalem (wynajętym) oraz odpowiednim sprzętem i wyposażeniem. Korzystanie ze sprzętu lub narzędzi zleceniodawcy jest możliwe, ale powinno odbywać się na podstawie użyczenia.

 

Podatkowe aspekty prowadzenia jednoosobowej firmy:

1. Prowadzenie podwójnej księgowości.
2. Składanie okresowych deklaracji podatkowych.

 

Roczne rozliczenie podatkowe jednoosobowej firmy:

1. Sporządzenie bilansu na koniec każdego roku podatkowego.
2. Dołączenie bilansu do rocznego zeznania podatkowego.

 

Podczas trwania procedury rejestracji firmy dokonuje się wyboru formy opodatkowania. Warto procedurę rejestracji w niemieckim Urzędzie Skarbowym powierzyć doradcy podatkowemu, gdyż z jego pomocą można uzyskać na samym starcie firmy zwolnienia podatkowe. Gdyby samemu nie dokonało się rejestracji firmy w Urzędzie Skarbowym, to wtedy rejestracja taka następuje automatycznie (z urzędu) w niedługim okresie od momentu założenia firmy. Jednak w takim przypadku rejestracja podatkowa przebiega na zasadach ogólnych i nie można skorzystać na starcie firmy z ulg podatkowych.

 

Obowiązujące przepisy:

Ustawa o wspieraniu małych firm (Dziennik Ustaw 2003 I S. 1550 ff.).
Ordynacja podatkowa (Dziennik Ustaw I S. 202).
Ustawa o podatku dochodowym (Dziennik Ustaw I S. 3366, ber. S. 3862).
Kodeks cywilny (Dziennik Ustaw I S. 42; ber. S. 2909, 2003 I S. 738).

1 Euro GmbH

Jeżeli przedsiębiorcy chcą w tani sposób działać w Niemczech na zasadzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co oznacza ograniczenie odpowiedzialności własnym majątkiem wspólników, to mają do dyspozycji narzędzie prawne zwane potocznie 1-Euro-GmbH. Rozwiązanie tanie, bo kapitał takiej spółki wynosi zaledwie symboliczne 1 Euro.

Korzyści płynące z prowadzenia 1 Euro GmbH:

1. Ograniczenie odpowiedzialności wspólników spółki. Przedsiębiorca nie odpowiada własnym majątkiem za zobowiązania spółki.

2. Kapitał spółki wynosi symboliczne 1 Euro.

3. Wspólnicy zawiązując umowę spółki nie muszą gromadzić kwoty 25.000 Euro, która jest wymagana dla standardowej spółki GmbH.

Podatkowe aspekty prowadzenia 1 Euro GmbH:

1. Sporządzenie bilansu otwarcia.

2. Powołanie dyrektora zarządzającego (Geschäftsführer) posiadającego miejsce pobytu/zamieszkania w Niemczech.

3. Prowadzenie podwójnej księgowości.

4. Sprawozdawczość finansowa.

5. Obowiązek opublikowania wyniku finansowego.

Historia 1-Euro-GmbH rozpoczęła się w niemieckim Bundestagu w dniu 26.06.2008. Wprowadzona została na podstawie niemieckiej ustawy o modernizacji prawa spółek i do zwalczania nadużycia (MoMiG), w związku z tym do regulacji prawa spółek GmbH wprowadzony został nowy paragraf  5 a, który umożliwia założenie spółki, której  wkład  kapitałowy będzie wynosił jedynie 1 Euro. Po tym jak podpisano ustawę w dniu  23 października 2008r. przez niemieckiego prezydenta federalnego Horsta Köhler i ogłoszono 28. sierpnia 2008r. w Federalnym Dzienniku Ustaw, to w dniu 01.11.2008r. ustawa weszła w życie i obowiązuje do dnia dzisiejszego.

Ogólne uregulowania ustawy dotyczącej spółek GmbH, jak również przepisy niemieckiego prawa podatkowego stosuje się także dla spółek 1-Euro.  Z tego powodu przy założeniu spółki trzeba je przestrzegać. Ale z drugiej strony to sygnał dla przedsiębiorców, że działalność gospodarcza prowadzona poprzez spółkę z o. o. o wartości kapitału zakładowego 1 Euro jest regulowana przepisami dotyczącymi prawa handlowego, a więc prawa dot. spółek handlowych.

Wątpliwości co do nazwy powstały już w procesie ustawodawczym, gdy trzeba było określić nazwy spółek. Chodzi o następujące spółki:
•     spółka Mini (Mini-GmbH),
•     małe spółki (kleine-GmbH),
•     spółki o kapitale 1 Euro (1-Euro-GmbH),
•     spółka przedsiębiorcza (UG-Gesellschaft).

Ta ostatnia nazwa przyjęła się w nazewnictwie prawniczym. Ze względu na nazewnictwo firm został wprowadzony dodatek, który brzmi według ustawy „UG (z ograniczoną odpowiedzialnością)“, by wyjaśnić w obrocie prawnym, że chodzi tutaj o spółkę GmbH, która w przeciwieństwie do swojej „starszej siostry” nie posiada kapitału z odpowiedzialnością w wysokości 25.000 Euro. Zatem dla przedsiębiorców pragnących prowadzić swoją firmę właśnie w tej formie jest to istotna informacja, iż nazwa ich spółki będzie sugerowała potencjalnym kontrahentom, że mimo wszystko jest to podmiot o symbolicznym kapitale zakładowym.

Najniższy wkład wspólników spółek o wartości kapitału 1-Euro musi wynosić przynajmniej owe 1 Euro, które pojawia się w nazwie potocznej. Kwotę w wysokości 1 Euro trzeba wpłacić w gotówce. Ale to raczej nie stanowi dla przedsiębiorców większego problemu.

Ustawodawca w § 5a GmbHG nie określa dokładnego wkładu o wartości 1 Euro, tylko zaznacza, że przy zakładaniu spółek, wkład kapitałowy może być niższy niż 25.000 Euro. Wkład minimalny o wartości 1 Euro wynika z GmbHG, który nakazuje wkład w pełnych kwotach Euro. Przy zwykłych spółkach było to dotychczas 25.000 Euro, które mogły zostać wprowadzane zamiast płatności gotówkowych jako przedmioty wartościowe. Przy zakładaniu spółek Mini (Mini-GmbH) nie można przewidzieć, że potrzebny wkład kapitałowy do założenia spółki (koszty zakładania, inwentarz itp.) powinien być obecny, ponieważ inaczej spółka 1-Euro już przy swoim założeniu musiałaby ogłosić swoją upadłość.

Maksymalnie trzech wspólników i jeden dyrektor zarządzający może założyć spółkę 1- Euro poprzez odpowiedni do tego przykładowy protokół i poświadczenie notarialne. Według ustawy nie powinno być już to potrzebne przy zwykłych spółkach, a także przy spółkach 1-Euro, że umowa wspólników musi być notarialnie poświadczona. W takim przypadku powinno wystarczyć publiczne uwierzytelnienie podpisów. Tutaj zaplanowano do projektu ustawy umowę standardową, która zastałaby dołączona jako załącznik. Taka przykładowa umowa prowadziła jednak do wątpliwości ze strony niemieckiego Bundestagu. Pojawiły się problemy przy ułożeniu umowy spółki, która by odpowiadała wszystkim potrzebom osoby rozpoczynającej działalność gospodarczą i obrotowi prawnemu.

Po pewnym czasie wprowadzono przykładowy protokół. Taki protokół ma pomóc w szybszym i tańszym założeniu spółki. Oczywiście chodzi tutaj o tzw. standardowe założenie spółki, która w takiej formie przewidziana jest także w zwykłych spółkach. Tym sposobem umowa spółki nie zostaje, jak dotychczas, nadana przez prawnika, tylko użyty zostanie przykładowy protokół, który utwierdzony zostanie przez notariusza na własny koszt. Protokół może być przez notariusz tylko wtedy użyty, gdy oprócz wpisów we właściwych polach nie podjęto innych uzupełnień lub zmian.

Jeśli spółkę o kapitale zakładowym 1 Euro zakłada więcej niż trzech wspólników, to umowa spółki powinna być poświadczona bez standardowego protokołu. Takie żądania odstępują od powstającej kompleksowej umowy, która nie tylko może, ale wręcz musi być prowadzona przez notariusza w jego funkcji doradczej. Wspólnicy muszą się ponadto wpisać do rejestru spółek. To umożliwia także między innymi łatwiejszą zmianę wspólników poprzez przepisanie udziałów spółki.

Siedziba spółki może wg ustawy MoMiG być także  za granicą, np. w Polsce. A to akurat może ułatwić administrowanie jej w przypadku polskich biznesmenów, którzy chcą być obecni na rynku niemieckim. Przepis ten ogranicza się jednak tylko do siedziby administracyjnej. Zatem w Polsce siedzibę mogą mieć tylko władze administracyjne spółki. W Niemczech jednak musi znajdować się siedziba statutu, która jest zgłoszona w rejestrze handlowym. To służy bezpieczeństwu prawnemu wierzycieli, którzy pod podanym adresem siedziby mogą oddawać i dostawać dokumenty.

Najważniejsza regulacja dotycząca  spółki o kapitale 1 Euro to obowiązkowa rezerwa. Jej celem jest wprowadzenie w spółce 1 Euro wyższego kapitału zakładowego w następnych latach, żeby spółka była zdolna do przetrwania na rynku. To z kolei narzuca założycielom zostawienie 25% ich rocznych zysków i przeniesienie strat z poprzedniego roku w przedsiębiorstwie, żeby w ten sposób osiągnąć przez lata wkład obowiązkowy „starszej siostry“ o wysokości 25.000 Euro.

Tutaj nie obowiązuje na całe szczęście żadnego odgórny termin, który narzucałby kiedy ma być osiągnięty obowiązkowy wkład w wysokości 25.000 Euro. Także przy tym występuje odstępstwo od początkowego projektu ustawy. Ten przewidywał obniżenie wkładu wszystkich spółek do wartości 10.000 Euro i w związku z tym także uzgodnił, że obowiązkowa rezerwa wynosi 10.000 Euro.

Gdy osiągnie się wkład w wysokości 25.000 Euro, to wspólnik lub wspólnicy (jeśli udziałowcem jest więcej, niż jedna osoba) mogą sami zadecydować, czy chcą zatrzymać formę prawną UG albo czy chcą ją przekształcić w zwykłą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Taka decyzja będzie pewnie zależeć od tego, jak rozwinie się wizerunek UG. Gdy będzie jej towarzyszyć nieufność, to wspólnicy będą starać się osiągnąć jak najszybciej formę prawną spółki z o. o. o kapitale 25.000 Euro. Jeśli UG nie będzie przedsiębiorcom rodziła problemów natury nazwijmy to psychologicznej, to będzie można nadal prowadzić firmę w formie spółki o kapitale zakładowym 1 Euro. Czyli tak naprawdę wszystko zależy od tego, jak nas będą postrzegać przedsiębiorcę klienci i kontrahenci.

Wpis do rejestru handlowego jest dla spółek handlowych (z ograniczoną odpowiedzialnością) wpisem obowiązkowym. Spółka powstaje w zasadzie dopiero przez wpis do rejestru handlowego. Wpis następuje automatycznie przez notariusza w formie elektronicznego przekazu do rejestru handlowego. Dla zgłoszenia notariusz potrzebuje dowód na faktyczne wprowadzenie do spółki wkładu, a także kopie potrzebnych publicznoprawnych zezwoleń np. pozwolenie do prowadzenia działalności gospodarczej (jeśli takowe jest potrzebne do danego profilu firmy). Według założeń ustawy założenie spółki ma być możliwe w przeciągu 24 godzin. To służy z jednej strony do bezpieczeństwa obrotu prawnego, ponieważ założyciel już przed zakładaniem swojej spółki musi wykonać niektóre transakcje. Z drugiej strony służy to do bezpieczeństwa założycieli, ponieważ już wtedy nastąpi ograniczenie odpowiedzialności.

Ciężko jest przewidzieć koszty założenia spółki z o. o. o kapitale 1 Euro. Poniższe kwoty mogą być tylko wskaźnikami. Przy zwykłej spółce liczono dotychczas koszty rejestru handlowego według wkładu zakładowego. Przykładowo w pierwszym roku obowiązywaniu ustawy przy kwocie o wysokości min. 25.000 Euro koszty wpisu wynosiły 100 Euro, do tego doszły jeszcze ewentualne koszty opublikowania o wysokości 240 Euro. Tak więc wpis kosztował, bez wliczania kosztów notariusza, dotychczas 340 Euro. Kierując się ustawą MoMiG nie potrzeba już przy spółkach 1-Euro wkładu minimalnego o wysokości 25.000 Euro. Skutkiem tego rejestr handlowy musi zastosować rzeczywisty wkład jako podstawę kalkulacji dla kosztów wpisu, w najlepszym wypadku byłoby to zatem 1 Euro.

Przy pierwszym zarejestrowaniu spółek kapitałowych przypisana zostaje w regulaminie kosztów wartość standardowa o wysokości 25.000 Euro. To znowu prowadzi do utrzymania poprzednich obliczeń. Wyjątkiem jest tutaj założenie standardowe przy pomocy przykładowego protokołu, przy czym założenie standardowe zostaje uprzywilejowane i nie dotyczy jej regulacja wartości minimalnych. To znowu prowadzi do obniżenia kosztów założenia.

W sumie przy założeniach standardowych można się spodziewać kosztów założenia o wysokości 350 Euro. Regulacja o wartościach minimalnych o wysokości 25.000 Euro dotyczy spółki 1 Euro, które nie powstają dzięki przykładowemu protokołowi. Przy takim założeniu powstają  koszty o wysokości ok. 722 Euro, nie wliczając kosztów kancelarii, jak i podatku.

GmbH

Aby założyć niemiecką spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) wystarczy jedna osoba. 100% udziałów spółki może znajdować się w rękach jednego przedsiębiorcy.

Praktycznie każdy przedsiębiorca może zarejestrować niemiecką spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej mają takie same prawa do założenia GmbH w Niemczech, jak przedsiębiorcy unijni. Samo powołanie do życia spółki nie wymaga posiadania zezwoleń.

Minimalny kapitał zakładowy potrzebny do utworzenia spółki z o.o. wynosi 25.000 Euro. Spółka może jednak zostać już zgłoszona do rejestru handlowego w sytuacji, gdy wspólnicy wpłacą przynajmniej połowę kapitału zakładowego, tj. 12.500 Euro i na każdy wkład co najmniej jedną czwartą jego wartości.

Zgłoszenie spółki z o.o. do rejestru handlowego musi być poświadczone przez notariusza. Informacja o wpisaniu spółki do rejestru handlowego musi zostać opublikowana w Monitorze Federalnym.

 

Korzyści płynące z prowadzenia GmbH:

1. Ograniczenie odpowiedzialności wspólników spółki. Przedsiębiorca nie odpowiada prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki. Za zobowiązania spółki odpowiada spółka swoim własnym majątkiem.
2. Wspólnicy zawiązując umowę spółki nie muszą gromadzić od razu kwoty 25.000 Euro, która stanowi kapitał początkowy. Wystarczy zgromadzenie 12.500 Euro i uzupełnienie kwoty po pierwszym roku działalności o kolejne 12.500 Euro.
3. Firma spółki może istnieć jako firma osobowa zawierająca nazwisko wspólnika, np. Kowalski GmbH.
4. Siedziba administracyjna spółki może znajdować się w Polsce.

 

Założenie GmbH:

1. Zawarcie umowy spółki przed notariuszem.
2. Wpłacenie kapitału początkowego (min. 12.500 Euro).
3. Zgłoszenie spółki do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Rejestrowy.
4. Naniesienie spółki do rejestru handlowego i obwieszczenie rejestracji.
5. Rejestracja gospodarcza spółki.
6. Rejestracja podatkowa spółki.

 

Umowa spółki GmbH musi zawierać następujące informacje:

1. Firma i siedziba spółki.
2. Przedmiot działalności.
3. Wysokość kapitału zakładowego (Stammkapital).
4. Wysokość wkładu ponoszonego przez poszczególnych wspólników.

 

Podatkowo-finansowe aspekty prowadzenia GmbH:

1. Obowiązek utworzenia rezerwy kapitałowej. Rezerwę tworzy kwota 1/4 nadwyżki zysku netto pomniejszonego o straty z lat poprzednich (§242 oraz §264).
2. Skomplikowane regulacje prawno-podatkowe dot. wniesienia kapitału rzeczowego do spółki.
3. Sporządzenie bilansu otwarcia.
4. Powołanie dyrektora zarządzającego (Geschäftsführer) posiadającego miejsce pobytu/zamieszkania w Niemczech.
5. Prowadzenie podwójnej księgowości.
6. Sprawozdawczość finansowa.
7. Obowiązek opublikowania wyniku finansowego.

 

§ 5a ustawy o GmbH stanowi:

„Spółka, która zostanie założona z kapitałem zakładowym niższym niż kwota minimalnego kapitału zakładowego określona w § 5 ust. 1, musi zamieścić w nazwie firmy oznaczenie „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) albo UG (haftungsbeschränkt)”.

Oddziały i filie

Polskie przedsiębiorstwa mogą prowadzić działalność gospodarczą w Niemczech na zasadzie:

1. Tworząc samodzielny oddział przedsiębiorstwa tzw. Niederlassung,
2. Tworząc niesamodzielny oddział przedsiębiorstwa tzw. Betriebsstätte.

 

Niederlassung jest jednostką wyodrębniona przestrzennie oraz organizacyjnie względem zakładu głównego. Działalność gospodarczą Niederlassung prowadzi samodzielnie. Cechą charakterystyczną jest prowadzenie odrębnej księgowości.

Utworzony Niederlassung podlega wpisowi do rejestru handlowego i posiada wyodrębniony majątek.

Poświadczony notarialnie wniosek powinien zawierać m.in. następujące informacje dotyczące przedsiębiorstwa w Polsce :

1. Adres siedziby.

2. Przedmiot działalności.

3. Dane osoby kierującej oddziałem.

4. Dane o wysokości kapitału.

5. Informację o rejestrze i numerze wpisu do rejestru przedsiębiorców.

6. Formę prawną przedsiębiorstwa.

7. Umowę spółki lub statutu.

8. Przedmiot działalności przedsiębiorstwa.

9. Osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorstwa.

10. Notarialnie poświadczone wzory podpisów członków zarządu.

Do wniosku załącza się bilans finansowy przedsiębiorstwa oraz poświadczenie biegłego rewidenta o zarządzaniu całym przedsiębiorstwem wprost z jego siedziby w Polsce i o prowadzeniu w Polsce głównej działalność.

Następnym krokiem jest zgłoszenie działalności gospodarczej, a także poinformowanie Urzędu Skarbowego o rozpoczęciu na terenie Niemiec działalności.

 

Betriebsstätte, czyli filia przedsiębiorstwa jest wprawdzie także wyodrębnionym przestrzennie i organizacyjnie przedsiębiorstwem, ale nie ma innych cech oddziału takich jak chociażby samodzielność w działaniu. Filia jest uzależniona od macierzystego przedsiębiorstwa i nie może prowadzić odrębnej działalności. Przeważnie filię otwiera się po to, aby promować produkty i usługi, sprawdzać rynek niemiecki, eksponować wyroby lub nadzorować realizację kontraktu.

W przypadku filii także wymagane jest zgłoszenie działalności gospodarczej w Niemczech.

Filia nie ma osobowości prawnej, a więc z utworzeniem filii nie jest związane dokonanie zgłoszenia podmiotu do rejestru handlowego. Wystarczy wspomniane zgłoszenie działalności gospodarczej.

Przy dokonaniu zgłoszenia wymagane są następujące czynności:

1. Przedłożenie dowodu tożsamości.

2. Przedłożenie wyciągu z rejestru handlowego zawierające pozwolenie na działalność.

3. Posiadanie pozwolenia na działalność, jeśli jest ono konieczne dla określonej branży (np. kartę rzemieślniczą w przypadku wykonywania rzemiosła).

4. Kopię umowy najmu lokalu biurowego.

Agencje pracy

Polskie certyfikaty agencji pracy nie wystarczają, aby wypożyczać pracowników niemieckim zakładom pracy. Aby działać legalnie, to polska agencja pracy jako pośrednik zatrudnienia musi wystąpić do właściwego niemieckiego urzędu o wydanie niemieckiego zezwolenia na wypożyczanie pracowników na obszarze Niemiec. Po weryfikacji i przejściu odpowiedniej procedury polska firma otrzymuje tymczasowy niemiecki certyfikat agencji pracy tymczasowej.

Zakładanie firmy w Niemczech nie jest konieczne. Można działać w Niemczech jako polska firma. Jednak zezwolenie na wypożyczanie pracowników musi być koniecznie niemieckie.

Działalność gospodarczą związaną z zarobkowym oddelegowywaniem pracowników do pracy u innego pracodawcy można prowadzić generalnie w każdej formie prawnej. Jednak większość istniejących już agencji pracy tymczasowej działających w Niemczech wybrała jako formę działalności spółkę z o.o. Obowiązkiem  zawsze jest złożenie wniosku o zezwolenie.

Zanim zostanie złożony wniosek o takie zezwolenie, to agencja pracy musi już dysponować następującymi dokumentami:

a) numer przedsiębiorstwa nadany w polskim Urzędzie Pracy
b) numeru podatkowy nadany w Urzędzie Skarbowym
c) wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego

Dodatkowe dokumenty, jakie są potrzebne do złożenia wniosku o zezwolenie na zarobkowe oddelegowywanie pracowników do pracy u innego pracodawcy to przede wszystkim sam wniosek, w którym zawarte są pytania o przedsiębiorstwo, ale także i osobiste pytania skierowane do osoby wnioskującej. Zdolność do wypożyczenia pracownika nie wynika tylko z działalności firmy, ale także z osobistych relacji i cech jej prawnego przedstawiciela. Osoba lub firma ubiegająca się o zezwolenie nie może być karana.

Zarówno wzór niemieckiej umowy o wypożyczenie pracownika innemu pracodawcy, jak również wzór umowy o przekazanie pracownika muszą zostać dołączone do wniosku. Merytoryczna kontrola umów ma duży wpływ już na proces składania wniosku, a jeszcze większe znaczenie w trakcie późniejszej kontroli.

Umowa z pracownikiem i umowa z zakładem pracy muszą bazować na niemieckim prawie i odpowiadać wszelkim przyjętym normom. Najważniejszą rzeczą jest jednak stosowanie umów taryfowych i obowiązujących taryf wynagrodzenia minimalnego. Wszystkie zawierane umowy muszą bazować na aktualnych stawkach wynikających z umów taryfowych.  

Przy składaniu wniosku należy zwrócić uwagę na kompletność dokumentów, ponieważ dodatkowe żądania mogą prowadzić do opóźnienia w wydaniu decyzji. Jeśli nie ma możliwości złożenia wszystkich dokumentów, ponieważ odpowiedzialne urzędy jeszcze ich nie dostarczyły, wówczas w ocenie osoby rozpatrującej leży wydanie pozwolenia z zastrzeżeniem odwołania od tej decyzji. Ocenie osoby rozpatrujące podlega również ograniczenie, w razie potrzeby, zakresu decyzji do odpowiedniego stopnia, dlatego poleca się uprzednie wyjaśnienie sprawy z osobą odpowiedzialną.

Uzyskanie zezwolenia dla polskiej firmy to temat trudny i niezwykle czasochłonny. Sama dokumentacja, którą trzeba przedstawić w urzędzie, zawiera ponad 100 stron.

Rzemieślnicy

Firmy rzemieślnicze – niemieckie oraz z innych krajów Unii Europejskiej  (np. firmy polskie) – muszą zostać wpisane do niemieckiego rejestru rzemieślników (Handwerksrolle) i to jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia swojej działalności w Niemczech.

Wpis następuje w dwóch sytuacjach:
sytuacja A) po przedłożeniu niemieckiego lub porównywalnego unijnego dyplomu mistrzowskiego (Meisterprüfung),
sytuacja B) rzemieślnik jest obywatelem Unii Europejskiej i posiada zezwolenie na zasadzie wyjątku zgodnie § 9 ustawy o rzemiośle (Handwerksordnung).

Zezwolenie na zasadzie wyjątku zgodnie z § 9 ustawy o rzemiośle (HwO) /EWG/EWR i rozporządzeniem o rzemiośle / dyrektywa 1999/42 Unii Europejskiej otrzymują osoby, które już przed zgłoszeniem się w Izbie Rzemieślniczej wykonywały zawód w kraju ojczystym oraz:
a) co najmniej 6 lat nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą w danym zawodzie lub pracowały na stanowisku kierownika zakładu
lub
b) co najmniej 3 lat nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą lub pracowały na stanowisku kierownika zakładu, po uprzednim ukończeniu min. trzyletniego, państwowego lub uznanego przez państwo, kształcenia zawodowego w tym zawodzie
lub
c) co najmniej 3 lat nieprzerwanie prowadziły samodzielną działalność gospodarczą oraz pracowały min. 5 lat jako pracownik zależny
lub
d) co najmniej 5 lat w trybie ciągłym pracowały na stanowisku kierowniczym, z tego min. 3 lata zakres obowiązków obejmował zadania o charakterze technicznym oraz odpowiedzialność za min. jeden oddział/wydział przedsiębiorstwa, po uprzednim ukończeniu min. trzyletniego kształcenia zawodowego w tym zawodzie.

Od ukończenia działalności wymienionych w punktach a) lub c) nie może upłynąć więcej niż 10 lat.

Zgodnie z dyrektywą 1999/42 Unii Europejskiej wyjątkowe zezwolenie może być uzyskane poprzez przedłożenie porównywalnych dokumentów świadczących o posiadanych kwalifikacjach zawodowych (w formie dyplomów lub świadectw). W tym wypadku osoba może być poddana egzaminowi kwalifikacyjnemu lub uzupełniającemu, jeżeli kwalifikacje wynikające z przedłożonych dokumentów w znacznej mierze różnią się od wymaganych kwalifikacji do wykonywania danego zawodu.

Przedstawione wymogi otrzymania zezwolenia nie dotyczą zawodów takich jak: optyk, akustyk aparatów słuchowych, technik ortopeda, wykonawca butów ortopedycznych, technik dentystyczny. Osoby posiadające takie zawody mogą otrzymać zezwolenie na podstawie porównywalnych dyplomów lub świadectw wg dyrektywy Unii Europejskiej 92/51 EWG, 89/48 EWG oraz 2001/19 EG.

Transport

Przewóz osób podlega w Niemczech opodatkowaniu podatkiem VAT. Kto zatem przewozi pracowników lub turystów i przejeżdża przez Niemcy, ten musi odprowadzić podatek VAT do niemieckiego Urzędu Skarbowego. Transgraniczny przewóz osób autobusami i busami, które nie zostały dopuszczone do ruchu na terytorium Niemiec, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Opodatkowanie tych usług nakazuje szósta Dyrektywa Wspólnoty Europejskiej dotycząca harmonizacji podatku VAT. Zgodnie z tą dyrektywą wszystkie państwa członkowskie Wspólnoty Europejskiej, w których w chwili jej uchwalania obowiązywało już opodatkowanie podatkiem VAT przewozu osób, muszą to opodatkowanie kontynuować. Do państw tych należy Republika Federalna Niemiec.

Przewóz osób autobusami, busami, podobnie jak inne usługi transportowe, które przedsiębiorca wykonuje odpłatnie, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

W następujących sytuacjach :

1. gdy przewozu dokonuje krajowy przedsiębiorca,

2. gdy przewozu dokonuje zagraniczny przedsiębiorca,

3. gdy przewożeni są pasażerowie krajowi,

4. gdy przewożeni są pasażerowie zagraniczni,

5. gdy pasażerowie są osobami dorosłymi, starszymi, nieletnimi i dziećmi,

6. gdy występuje przewozów osobowy w ramach komunikacji liniowej,

7. gdy występuje przewóz osobowy tylko okazjonalny,

8. gdy przewóz osób odbywa się tylko częściowo na terytorium Niemiec (np. po drodze do Holandii),

to przewóz na odcinku przejechanym na terytorium Republiki Federalnej Niemiec podlega opodatkowaniu !

Opodatkowanie następuje zgodnie z ogólnymi przepisami podatkowymi obowiązującymi w Niemczech.

Przedsiębiorcy z siedzibą w Polsce, którzy dokonują przewozów osób autobusami nie dopuszczonymi do ruchu na terytorium Niemiec (autobusy i busy zarejestrowane w Polsce), są zobowiązani do zgłoszenia niemieckiemu Urzędowi Skarbowemu przypadających na Republikę Federalną Niemiec obrotów przed pierwszym dokonaniem takiego przewozu.

Niemiecki Urząd Skarbowy wydaje każdemu polskiemu autobusowi i busowi zaświadczenie o objęciu przedsiębiorcy mającego siedzibę w Polsce opodatkowaniem niemieckim podatkiem VAT (§ 18 ust. 12 pkt 2 UStG).

Zaświadczenie wydane przez niemiecki Urząd Skarbowy musi znajdować się cały czas w pojeździe i to podczas każdego przejazdu przez terytorium Niemiec. W razie kontroli zaświadczenie trzeba przedstawić osobie kontrolującej. W przypadku nie przedłożenia zaświadczenia, na polskiego przewoźnika może zostać nałożona kaucja w wysokości przewidywanego podatku za jednorazową usługę przewozu (§ 18 ust. 12 pkt 4 USTG).

Kto celowo lub chociażby nieumyślnie nie przedkłada, lub przedkłada z opóźnieniem, zaświadczenie, to podlega karze grzywny w wysokości do 5.000 Euro (§ 26a ust. 2 UStG).