Obowiązek rejestracji

Polscy przedsiębiorcy działający na terenie Niemiec i świadczący usługi lub realizujący umowę o dzieło, muszą dokonać w Niemczech rejestracji swojej polskiej działalności gospodarczej do celów identyfikacji podatkowej.

Polska firma przed przystąpieniem do prac związanych z wykonywaniem w Niemczech usług lub realizowaniem zawartej umowy o dzieło, musi zadeklarować swoje gospodarcze cele w Niemczech i jasno określić, co dokładnie będzie robiła na terenie Niemiec. Informacje te są przekazywane niemieckiemu Urzędowi Skarbowemu i stanowią obowiązek wszystkich firm działających w Niemczech.

Przekazywane informacje dotyczą najważniejszych danych związanych z przedsiębiorstwem i prowadzoną działalnością. Ponadto muszą zostać uzupełnione o dokumenty firmy, takie jak np. wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, numer statystyczny Regon, czy też numer NIP w kraju będącym główną siedzibą firmy.

Polskie przedsiębiorstwo działające w Niemczech przekazuje niemieckiemu fiskusowi min. następujące dane:

* informacje o liczbie pracowników przedsiębiorstwa podejmujących pracę w Niemczech,

* informacje o okresie czasu, w jakim będą wykonywane usługi lub realizowana umowa o dzieło na terenie Niemiec,

* opis profilu przedsiębiorstwa,

* informacje o lokum, pomieszczeniach biurowych, magazynach, halach, warsztatach, itp.,

* dane personalne i dokładny adres miejsca stałego pobytu osoby reprezentującej firmę w Niemczech,

* wszelkie pozostałe informacje mające istotny wpływ na działalność prowadzoną na terenie Niemiec.

Na podstawie przekazanych danych oraz przedłożonych dokumentów niemiecki Urząd Skarbowy wydaje zagranicznemu (polskiemu) przedsiębiorcy niemiecki numer podatkowy i określa jaki rodzaj podatku musi zostać odprowadzony przez zagraniczne przedsiębiorstwo w Niemczech. Pierwszym krokiem zagranicznej (polskiej) firmy przed podjęciem zlecenia w Niemczech jest zatem złożenie wniosku o uzyskanie niemieckiego Numeru Identyfikacji Podatkowej – Steuernummer.

Obowiązek rejestrowania w Niemczech firm zagranicznych

Przedsiębiorstwa z siedzibą poza Niemcami (np. zarejestrowane w Polsce) muszą prowadzić rejestr zdarzeń gospodarczych realizowanych na obszarze Republiki Federalnej Niemiec.

Oznacza to, iż polska firma od pierwszego dnia prowadzenia swojej działalności gospodarczej na terenie Niemiec może być traktowana przez niemiecką administrację podatkową dokładnie tak samo, jak każda inna niemiecka firma i podlegać całkowitemu opodatkowaniu w Niemczech.

§ 12 niemieckiej ordynacji podatkowej stanowi, iż firma z siedzibą w innym kraju tj. zagranicą (np. firma z siedzibą w Polsce) ma w Niemczech swoją stałą placówkę, gdy miejscem kierowania działaniami tej firmy są Niemcy i w Niemczech przebywa kierownictwo firmy, a także gdy firma ma w Niemczech oddział lub prowadzi na terenie Niemiec chociażby biuro, ponadto gdy coś w Niemczech produkuje lub ma w Niemczech warsztat, a także wtedy gdy ma w Niemczech chociażby tylko jeden punkt sprzedaży.

W przypadku małych 1-osobowych firm bardzo łatwo udowodnić, że kierownictwo tej firmy (jednoosobowy właściciel) przebywa stale w Niemczech, tam osiąga większość obrotów i tam też znajduje się większa liczba wystawianych przez niego rachunków i przewija się większość dokumentów księgowych. Przedsiębiorca taki będzie stosunkowo szybko traktowany przez aparat skarbowy w Niemczech jak typowa niemiecka firma.

W przypadku firm budowlanych lub montażowych § 12 w/w ustawy stanowi, iż traktuje się je na równi z niemieckimi podmiotami (czyli tak, jakby firmy budowlane lub montażowe miały siedzibę w Niemczech) najpóźniej po 6 miesiącach od rozpoczęcia prowadzenia na terenie Niemiec działalności. Czyli w okresie pomiędzy pierwszym dniem a 183 dniem działania w Niemczech następuje zakwalifikowanie polskiego podmiotu jako firmy już typowo niemieckiej.

Rejestracja księgowa i rachunkowa w Niemczech

W Niemczech obowiązują akty prawne, w których zawarty został obowiązek dotyczący prowadzenia księgowości w postaci ksiąg rachunkowych. Zastosowanie mają przepisy dotyczące niemieckiego prawa handlowego oraz niemieckiego prawa podatkowego. Zgodnie z wymogami obu aktów prawnych przedsiębiorcy działający na terenie Niemiec muszą rejestrować zdarzenia gospodarcze. Przedsiębiorcy prowadzą w tym celu ewidencję księgową i rachunkową, składają cykliczne raporty w postaci okresowych deklaracji podatkowych o wysokości osiąganych obrotów, a na koniec roku kalendarzowego podsumowują zdarzenia gospodarcze dokonując tzw. zamknięcia roku.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem handlowym

„Każdy przedsiębiorca w znaczeniu paragrafu 1-7 HGB jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz do ujmowania w nich czynności prawnych i stanu majątku zgodnie z zasadami prowadzenia prawidłowej księgowości.” Podstawa prawna § 238 HGB.

Przedsiębiorcy, których przedsiębiorstwa ze względu na rodzaj oraz wielkość wymagają założenia przedsiębiorstwa handlowego lub zostały wpisane do rejestru handlowego, są w rozumieniu ustawy przedsiębiorcami i w związku z tym zobowiązani prawem do prowadzenia księgowości.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem podatkowym

„Kto zgodnie z ustawami innymi niż ustawy podatkowe prowadzi księgi oraz zapisy, które mają znaczenie ze względu na opodatkowanie, ten jest zobowiązany, co wynika z innych ustaw, do ich opodatkowania.” Podstawa prawna § 140 AO.

Przedsiębiorcy osiągający dochody podlegające opodatkowaniu, winni zgodnie z prawem podatkowym prowadzić rejestrację wpływów i wydatków, które są wpisywane do ksiąg rachunkowych.

Istota prowadzenia księgowości

Niemieckie przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia rzetelnej i przejrzystej księgowości.

Paragraf 238 HGB stanowi:

„Księgowość musi być tak prowadzona, aby w odpowiednim czasie umożliwiła ekspertowi będącemu osobą trzeci, uzyskać rozeznanie wśród zdarzeń handlowych oraz stanu przedsiębiorstwa. Powstawanie i rozwój zdarzeń handlowych musi być czytelne.” (§ 238 HGB)

Ekspertem jest w tym przypadku np. urzędnik skarbowy, który w ramach kontroli podatkowej dokonuje kontroli prowadzonej księgowości. Osobą trzecią może być także członek rodziny zaangażowany w firmę, bądź inwestor, który na podstawie księgi handlowej chce się upewnić, czy jego pieniądze zostały należycie zagospodarowane.

Powyższe regulacje zostały uzupełnione z perspektywy podatkowej w niemieckiej ordynacji podatkowej. W momencie kiedy prowadzona księgowość nie spełnia ustawowych wymagań (na przykład ze względu na brak dokumentów), to zgodnie z § 162 AO Urząd Skarbowy może dokonać oszacowania podstawy opodatkowania. Wtedy urzędnicy skarbowi szacują spodziewaną wielkość obrotów i na podstawie szacunku wyliczają kwotę należnego podatku.

Bilans roczny

Niemieckie przepisy podatkowe nakładają na przedsiębiorców działających w Niemczech obowiązek zamknięcia roku. Jest to roczne rozliczenie firmy z osiągniętych w Niemczech dochodów i należnych do zapłacenia podatków. W praktyce każdy jeden przedsiębiorca (nawet 1-osobowa firma) musi wywiązać się z obowiązku zamknięcia roku.

Aby podatkowo zamknąć rok, tworzy się bilans roczny w oparciu o wpływy i wydatki przedsiębiorstwa z wszystkich 12 miesięcy roku kalendarzowego.

Jeżeli firma w trakcie roku nie płaciła w Niemczech żadnych podatków, to na koniec roku musi je obowiązkowo zapłacić. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy firma w trakcie roku płaciła zbyt niskie podatki w postaci zaliczki. Jeśli kwota zaliczek była zbyt niska w stosunku do osiągniętych obrotów, to na koniec roku firma dopłaca brakujący podatek.

Zasadnicze przepisy dotyczące zamknięcia roku (bilansu rocznego) zawarte są w § 242 HGB :

Przedsiębiorca musi sporządzić na początku swojej działalności gospodarczej oraz na koniec każdego roku kalendarzowego tzw. zamknięcie roku (bilans otwarcia, bilans), które odzwierciedla stosunek jego majątku oraz zadłużenia.

W przypadku bilansu otwarcia należy zastosować odpowiednio te same przepisy, które obowiązują dla bilansu zamknięcia.

Należy sporządzić na koniec każdego roku gospodarczego zestawienie dochodów i wydatków roku gospodarczego (tzw. rachunek zysków i strat).

Bilans oraz rachunek zysków i strat tworzą razem bilans roczny.

Obowiązek sporządzenia bilansu dla 1-osobowych, małych, średnich i dużych firm

Obowiązek zamknięcia roku dotyczy wszystkich przedsiębiorców, począwszy od 1-osobowej działalności gospodarczej, po spółki osobowe i kapitałowe. Różnica polega jedynie na wyznaczeniu okresu w przepisach, w jakim przedsiębiorstwo lub przedsiębiorca musi sporządzić zamknięcie roku.

Małe firmy mają pół roku czasu na dokonanie zamknięcia roku. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to małe firmy składają dokumenty bilansowe najpóźniej do dnia 30 czerwca za rok poprzedni.

Duże i średnie przedsiębiorstwa muszą wypełnić obowiązek w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to firmy te składają dokumenty bilansowe najpóźniej w terminie do dnia 31 marca za poprzedni rok obrotowy.

Firmy 1-osobowe muszą także sporządzić bilans swojej firmy, który jest dołączany do rocznej deklaracji podatkowej. Takie rozwiązanie nie jest znane i stosowane w prawie polskim, stąd wielu Polaków prowadzących na terenie Niemiec jednoosobowe firmy zapomina, że w Niemczech muszą sporządzić bilans dla swojej działalności gospodarczej.

Tworzenie bilansu rocznego

Inwentaryzacja (spis stanu faktycznego) prowadzi do ustalenia inwentarza oraz jego pisemnego zadeklarowania. Dzięki temu ustalona zostaje kwota wartości majątku oraz zadłużenia. Ewentualne rozbieżności dotyczące sald na kontach pozostają do uzgodnienia oraz drogą księgowania (popartego dowodem księgowym) należy je wyjaśnić.
Subkonta kont wynikowych oraz bilansowych zostają zamknięte poprzez odpowiednie „konta-matki”.
Konta wynikowe zostają zamknięte poprzez konto zysk i strata. Odnośnie kont kosztowych formuła zapisu księgowego brzmi: „Konto zysk i strata poprzez konta kosztowe”. Formuła zapisu księgowego dotycząca zamknięcia kont wynikowych brzmi: „Konto wynikowe poprzez konto zysk i strata”.
Konto zysk i strata zostaje zamknięte poprzez konto „Kapitał własny”. Kiedy suma przychodów jest wyższa niż koszty (występuje zysk), to formuła zapisu księgowego brzmi „Konto zysk i strata poprzez konto kapitał własny”.
Wszystkie konta bilansowe (konta aktywów i pasywów) zostają zamknięte za pomocą konta zamknięcia bilansu.
Konto zamknięcia bilansu (SBK) zawiera wartości bilansu rocznego. Dane należy sprowadzić do odpowiedniej formy określonej ustawą. Konto SBK jest zbudowane jak bilans, w przeciwieństwie do konta EBK, które przedstawia obraz lustrzanego odbicia bilansu oraz dla którego stan początkowy aktywów znajduje się po stronie „Winien”, stan początkowy pasywów po stronie „Ma”: na koncie SBK stan końcowy aktywów po stronie „Ma”, stan końcowy pasywów po stronie „Winien”.
Konto zysk i strata zawiera wartości z rachunku zysków i strat. Również tutaj musi zostać stworzony zarys na podstawie określonej w ustawie.

Bilans

Bilans to przedstawienie stanu majątku. Aktywa – po jednej stronie. Pasywa – po drugiej stronie. Aktywa są takimi składnikami majątku, które przedsiębiorstwo może „aktywnie” używać, niezależnie od tego, czy były one finansowane ze źródeł własnych, czy nie. Strona aktywów wyraża, jaki majątek jest dostępny. Strona pasywów ukazuje, jak owy majątek został sfinansowany, czyli określa pochodzenie kapitału – albo kapitał pochodzi z własnych pieniędzy (kapitał własny) albo został zdobyty na wskutek zadłużenia (zobowiązania). Kapitałodawca może współdecydować o kierunku działalności gospodarczej, w porównaniu jednak do zarządzającego przedsiębiorstwem uosabia on jedynie stronę pasywów.

Wymowa obu stron bilansu

Aktywa	Pasywa
Składniki majątku	Pochodzenie oraz źródła finansowania
W co inwestować ?	Jak zostało sfinansowane ?
Jak zostały zaangażowane środki ?	Skąd pochodziły środki ?

Wcześniej szczegółowość bilansu pozostawała w gestii przedsiębiorcy – on wytworzył sobie rodzaj pewnych ogólnych, społecznych konwencji. W Niemczech dokładne postępowanie jest dzisiaj prawnie regulowane przez § 266 akapit 2 oraz 3 HGB. Ujęta tam struktura bilansu jest wymagana od dużych i średnich spółek kapitałowych oraz niektórych spółek osobowych (§ 264a HGB). W praktyce owy podział obowiązuje dla wszystkich spółek osobowych oraz przedsiębiorstw jednoosobowych.

Obie strony bilansu są podzielone następująco :

1. Strona aktywów rosnąco według stopnia płynności:

a) składniki majątku, które najtrudniej zamienić na środki pieniężne (na przykład działka), umieszcza się najwyżej,

b) składniki majątku najbliższe środkom pieniężnym (stan w kasie, środki na rachunkach bankowych), umieszcza się najniżej.

2. Strona pasywów rosnąco według stopnia wymagalności zwrotu:

a) u góry źródła finansowania, które są długoterminowo do dyspozycji przedsiębiorstwa,

b) na dole krótkoterminowe zobowiązania.

Rachunek zysków i strat

Operacje, które wpływają na zysk przedsiębiorstwa, mogłyby zostać bezpośrednio zaksięgowane na konto kapitału własnego przedsiębiorstwa. To odpowiada logice rachunkowości i jest merytorycznie poprawne. W tym przypadku zostałaby także zapewniona w niektórych zdarzeniach gospodarczych zasada przejrzystości. W praktyce jednak występują nawet w małych przedsiębiorstwach liczne zdarzenia gospodarcze, które ukazują dochody i wydatki, a w związku z tym wpływają na kapitał własny. Gdyby stale bezpośrednio księgowano na konto kapitału własnego, rezultat księgowania byłby chaotyczny i nieczytelny. By zapewnić przejrzystość, to dochody i wydatki zostają nie bezpośrednio, tylko poprzez wprowadzenia salda zaksięgowane na konto kapitału własnego. Dlatego został stworzony rachunek zysków i strat oraz włączony w konto kapitału własnego. Budowa i struktura tego rachunku wynika z zapisów § 275 HGB. W Niemczech przyjęto rachunek zysków i strat metodą kosztów całkowitych.

Inwentarz

Bilans dostarcza przedsiębiorcy, ewentualnym inwestorom, kontrolerom oraz Urzędom Skarbowym niezbędnych informacji tylko wtedy, gdy zawarte w nich wartości będą zgodne z rzeczywistością. To zostaje zagwarantowane poprzez inwentarz.

Także w inwentarzu nakładają się wymogi przedsiębiorcy co do informacji z wymogami zewnętrznych interesantów. Ochrona wierzycieli wymaga od handlowca pracującego ze środkami obcymi, by dokładnie określił swój majątek oraz zadłużenie. Nie może on w pozycjach bilansu wprowadzać jakichkolwiek oszacowanych wartości. Każda wartość musi zostać udokumentowana w inwentarzu. W związku z tym na inwentarz zostaje nałożony obowiązek jego sporządzenia:

„Każdy przedsiębiorca na początku swojej działalności handlowej musi dokładnie odnotować nieruchomości, wierzytelności oraz zadłużenia, stan pieniądza gotówkowego oraz pozostałych przedmiotów majątkowych oraz podać przy tym wartość poszczególnych składników majątku oraz zadłużenia.” (§ 240 HGB)

Podwójna księgowość

W prawie niemieckim pojęcie podwójnej księgowości określane jest definicją doppelte Buchhaltung. Wykładnia niemieckiego prawa zna także inne określenie, tj. doppelte Buchführung. Zarówno jedna, jak i druga forma jest poprawna i oznacza podwójną księgowość.

Podwójna księgowość, będąca księgowością przedsiębiorczą, jest w przedsiębiorstwach prywatnych dominującą formą prowadzenia księgowości finansowej w Niemczech. O „podwójnej księgowości” mówi się dlatego, ponieważ każda transakcja handlowa i każde zdarzenie gospodarcze jest rejestrowane podwójnie. Transakcje takie jak sprzedaż usług, sprzedaż towarów, zakup usług, zakup towarów, itp., podwójnie się rejestruje.

Transakcja handlowa

Pojedyncza formuła zapisu księgowego zostaje zaksięgowana po stronie „Ma” i po stronie „Winien” i w związku z tym każda czynność handlowa zostaje ujęta podwójnie, jednak na różnych kontach. Równocześnie zostaje zaksięgowana ta sama wartość po stronie „Winien” i po stronie „Ma”.

Wynik przedsiębiorstwa w podwójnej księgowości wykazuje się w dwojaki sposób, tj.:

poprzez porównanie kapitału własnego roku bieżącego z poprzednim rokiem bilansowym,
poprzez porównanie kosztów i przychodów roku bieżącego w rachunku zysków i strat.

Podwójna księgowość zostaje wyprowadzona z dwóch ksiąg, w których zarejestrowana zostaje każda transakcja handlowa. Dziennik (podstawowa księga handlowa) zawiera zaksięgowania w ujęciu chronologicznym, w księdze głównej (arkusze bilansowe) następuje rzeczowe uporządkowanie poprzez księgowanie na kontach.

Konta księgowe oraz księgowanie

Konto w rachunkowości finansowej służy do tego, by z bilansu jako bieżącego ujęcia, odzwierciedlić dynamikę zdarzeń gospodarczych. Ta funkcja wynika z faktu, że każde zdarzenie gospodarcze powoduje zmianę co najmniej dwóch pozycji – ale najczęściej właśnie nie więcej jak dwóch albo trzech pozycji, podczas kiedy wszystkie inne pozycje bilansowe nie ulegają zmianie. Rozsądna jest zatem zmiana tylko tych pozycji, które dotyczą operacji gospodarczych, zamiast tworzyć nowy bilans po każdej operacji gospodarczej. Stąd powstało przekonanie, by dokonać podziału bilansu na konta i wprowadzać wyłącznie zmiany na koncie. Bez klasyfikacji bilansu na konta aktywne i pasywne w celu realizacji księgowania zdarzeń gospodarczych, niemożliwe byłoby przestrzeganie zasad prowadzenia prawidłowej księgowości.

Na kontach zostają wprowadzone stany początkowe. Wprowadzanie stanów początkowych następuje zgodnie z zasadą: kiedy wartości w bilansie znajdują się po lewej stronie, przenoszone zostają także na lewą stronę konta („Winien”). Wobec tego wartości z prawej strony (pasywa) bilansu znajdują się po prawej stronie konta („Ma”).

Podstawowa zasada „Nie ma księgowania bez księgowania przeciwstawnego”, wedle której podczas księgowania następuje korespondencja co najmniej dwóch kont, zostaje uwzględniona już podczas rozdzielenia bilansu otwarcia na konta. W związku z tym, że nie ma przeciwstawnej strony konta do przyjęcia stanów początkowych na kontach, wprowadzono jako konstrukcję pomocniczą konto otwarcia bilansu (EBK). Zawiera ono zatem wszystkie stany początkowe, jednak logicznie w sposób odwrócony oraz służy do kontroli prawidłowości i poprawności kwot, które należy podczas księgowania uwzględnić.

Każde zaksięgowanie powoduje zmianę co najmniej dwóch kont i ma w związku z tym wpływ na wartości bilansu oraz rachunku zysków i strat. Wyróżnia się neutralne zaksięgowania, które dotyczą wyłącznie bilansu oraz efektywne zaksięgowania, które pojawiają się zarówno w bilansie, jak i w rachunku zysków i strat. Nawiązując do tego występuje sześć głównych sytuacji:

Neutralne:

zmiana w aktywach,
zmiana w pasywach,
wzrost aktywów i pasywów (wzrost sumy bilansowej),
zmniejszenia aktywów i pasywów (zmniejszenie sumy bilansowej),

Efektywne:

pozytywny wpływ,
negatywny wpływ.

Zasady prowadzenia prawidłowej księgowości (GOB)

Owe zasady zawarte są w różnych aktach prawnych, wynikają jednak łącznie z długoletniej praktyki handlowej. Można je ująć w dwóch głównych zasadach „wiarygodności” i „zrozumiałości”:

Wiarygodność w księgowości oznacza, że wszystko musi zostać w taki sposób zaksięgowane, jak rzeczywiście się zdarzyło. Fikcyjne księgowania dotyczące operacji, które nie miały miejsca w rzeczywistości, są fałszerstwem, co stanowi czyn zabroniony.
Zrozumiałość oznacza, że wszystko musi być przejrzyste, jednoznaczne, czytelne, zrozumiałe i chronione przed fałszerstwem.

Obowiązek dokumentacji (zapisów księgowych)

Wynikająca z postulatów wiarygodności i zrozumiałości nieodparta reguła brzmi, że nie może nastąpić zaksięgowanie bez przedłożenia dowodu. W momencie kiedy dowód księgowy nie powstaje bezpośrednio podczas zdarzenia gospodarczego ( na przykład faktura przychodząca, pokwitowanie), należy przygotować dowód własny ( kopia rachunku wychodzącego, dowód księgowy, kwit pobrania materiału, dowód księgowy potwierdzający amortyzację, itd.). Podczas przygotowywania dowodów należy od samego początku dobrze przygotować się na ewentualną kontrolę z Urzędu Skarbowego. . Na dokumenty księgowe nałożony jest obowiązek przechowywania dokumentów. W przypadku listów handlowych trzeba je przechowywać 6 lat, natomiast dowody księgowe (np. rachunki) aż 10 lat.

Zasady uporządkowania

Każde zdarzenie gospodarcze zostaje ujęte w jednym dowodzie księgowym.
Dowody księgowe należy pojmować w sposób ciągły, zupełny i chronologiczny.
Zdarzenia gospodarcze podlegają systematyzacji.

Zasady rachunkowości

Zasada dokumentacji
Zasada zrozumiałości i przejrzystości
Księgi prowadzone są w języku żywym
Skróty muszą być generalnie zrozumiałe
Bilans roczny musi być sporządzony w języku niemieckim
Obowiązuje zasada kompletności
Kompletne ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych
Zasada prawdziwości i wiarygodności
Czytelny zapis
Niwelowanie przerw czasowych
Obowiązuje zasada: „Nie ma księgowania bez dowodu księgowego”

Elektroniczne dokumenty mogą być prowadzone i archiwizowane zgodnie z zasadami prowadzenia prawidłowej księgowości wspomaganej systemami przetwarzania danych. GOB mają szczególne znaczenie podczas sporządzania bilansu. Kodeks handlowy zawiera szereg specjalnych regulacji, które dodatkowo trzeba uwzględnić w zależności od konkretnej sytuacji.

Księgi rachunkowe

Każde księgowanie zostaje ujęte w co najmniej dwóch księgach, aczkolwiek w niektórych przypadkach nawet w trzech. Najważniejszymi księgami rachunkowymi, które wyróżnia niemieckie prawo podatkowe, są dziennik, księga główna, oraz księgi pomocnicze. Wszystkie księgi są prowadzone stale niezależnie od siebie.

W razie kontroli ze strony aparatu skarbowego, kontroler skarbowy przeprowadzający czynności kontrolne może zażądać od przedsiębiorcy przedłożenia ksiąg rachunkowych.

Ważnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest ewidencjowanie zdarzeń gospodarczych, a dokumentem ewidencyjnym są właśnie księgi rachunkowe, w których odnotowuje się wszystkie zdarzenia z uwzględnieniem ich charakteru i daty wystąpienia.

Dziennik

W dzienniku ujęte zostają wszelkie zdarzenia gospodarcze, w sposób chronologiczny (czasowo), z ciągłą numeracją, datą, kwotą, wskazaniem dowodu księgowego, objaśnieniem oraz kontowanie („Winien” i „Ma” ). Funkcja dziennika wynika z następującej zasady: wszelkie zdarzenia gospodarcze muszą umożliwić, w sposób chronologiczny, ich nadzorowanie jak i jednoznaczne ich powiązanie z poszczególnymi pozycjami bilansu. Porządek chronologiczny zostaje zagwarantowany dzięki temu, że wszystkie formuły zapisu księgowego są zapisywane zgodnie z datą w dzienniku. Jest to dziennik prowadzonej rachunkowości. Dziennik jest jednocześnie przekazem księgowym związanym z przenoszeniem księgowań z owego dziennika do księgi głównej.

Księga główna

Jako księgę główną określa się wynik kont z ich systematycznym ujęciem i poruszaniem pomiędzy zdarzeniami gospodarczymi pojedynczych pozycji bilansu. W księdze głównej (zwanej także: arkusz bilansowy) wprowadzone zostają wszystkie księgowania z dziennika na podanych w pozycjach bilansu kontach. Konta aktywów zostają na początku każdego roku gospodarczego otwarte stanem końcowym roku poprzedniego (na przykład stan na rachunkach bankowych), na końcu roku gospodarczego zostają zamknięte za pomocą (SBK) konta zamknięcia bilansu (konta wynikowe zostają zamknięte poprzez konto zysk i strata, bezpośrednie subkonta poprzez „konta-matki”). Poprzez zapis w księdze głównej zostaje wprowadzony rzeczowy porządek poszczególnych zdarzeń gospodarczych.

Odnośnie samego księgowania obowiązuje podstawowa zasada: „Najpierw zapis w dzienniku, następnie księgowanie na kontach (księga główna).”

Księgi pomocnicze

Istnieje wiele różnych ksiąg pomocniczych, które objaśniają określone konta księgi głównej. Zaliczyć do nich możemy przykładowo:

rachunek bieżący (zawiera zobowiązania oraz roszczenia dostawców, kredytodawców oraz odbiorców i dłużników),
księga magazynowa (zawiera przychody i rozchody w magazynie towarów),
księga płac (zawiera potrącenia z wynagrodzenia za pracę),
księga środków trwałych (zawiera środki majątku trwałego),
księga rachunku bankowego oraz księga kasowa (zawierają stan środków płatniczych),
księga rozliczeń międzyokresowych (zawiera faktury).