Polacy załatwiający w Niemczech sprawy podatkowe muszą obowiązkowo wyznaczyć oficjalnego pełnomocnika do reprezentowania ich przed niemieckimi  organami administracji podatkowej w sytuacji, gdy są rezydentami zagranicznymi (tj. rezydentami  Polski). Niniejszy nakaz został zawarty w § 123 niemieckiej ordynacji podatkowej.

Na podstawie w/w przepisu Polak z miejscem stałego zameldowania w Polsce musi wyznaczyć osobę, która będzie go reprezentowała przed niemieckimi Urzędami Skarbowymi na terytorium Niemiec. Najczęściej w imieniu podatnika rolę pełnomocnika pełni kancelaria podatkowa (Kanzlei).

Wykonanie obowiązku wyznaczenia pełnomocnika polega na tym, że do akt sprawy trzeba dołączyć stosowne upoważnienie o reprezentowaniu.  W treści upoważnienia musi znaleźć się informacja o tym, kto z imienia i nazwiska  jest przedstawicielem podatnika i gdzie przedstawiciel ma na terenie Niemiec swoją siedzibę lub gdzie znajduje się jego miejsce pobytu. Legalnie działająca kancelaria zgłasza to do urzędu.

Obowiązek ten służy zabezpieczeniu interesów podatnika i urzędu. Wiedząc, iż pełnomocnik ponosi współodpowiedzialność za prowadzone sprawy podatnika, urzędnicy podatkowi wszelkie pisma kierują od razu do pełnomocnika i w razie wystąpienia problemów urzędy ścigają właśnie pełnomocnika.

Wiele biur podatkowych ucieka od odpowiedzialności i nie wysyła wraz z aktami sprawy oficjalnego upoważnienia podpisanego przez podatnika z Polski, gdyż boją się, że niemieckie urzędy będą ścigały biura podatkowe jako oficjalnych przedstawicieli. W ten sposób biuro podatkowe często nie ujawnia się w dokumentacji podatnika, a tym samym cała odpowiedzialność spada tylko na podatnika.

Aby nie złamać prawa i ustrzec się przed ucieczką biur podatkowych od odpowiedzialności za sprawy podatnika, najlepiej samemu jako podatnik wysłać do niemieckiego Urzędu Skarbowego pełnomocnictwo i napisać, kto z imienia i nazwiska reprezentuje podatnika i gdzie znajduje się jego siedziba lub miejsce zamieszkania, względnie pobytu – czyli samemu przesłać do Urzędu Skarbowego dane biura podatkowego. Wysyłając samemu pełnomocnictwo podatnik zapewnia sobie bezpieczeństwo, gdyż ma 100% pewności, że pełnomocnictwo zostanie dołączone do jego dokumentacji, a w ten sposób biuro podatkowe nie ucieknie już w żaden sposób od odpowiedzialności za sprawy podatnika.

Listę podmiotów, które mogą nie załączyć pełnomocnictwa do dokumentacji podatnika, a tym samym uciekać od odpowiedzialności i przerzucać całą odpowiedzialność na podatnika, można znaleźć wchodząc w menu na punkt Uprawnienia. Załatwiając w Niemczech sprawy podatkowe należy pamiętać, że prawo niemieckie nakazuje Polakom wyznaczenie obowiązkowo pełnomocnika i taką osobę (firmę) trzeba zgłosić niemieckiemu Urzędowi Skarbowemu.

Źródło: Przepisy niemieckiej ordynacji podatkowej.